Były pracownik zadzwonił i poprosił o wydanie odpisu świadectwa pracy. Jak to poprawnie zrobić i czy muszę pobrać od niego jakiś dokument w tej sprawie, czy rozmowa telefoniczna wystarczy?
W obecnym stanie prawnym nie wydaje się już odpisu świadectwa pracy, tylko kopię. O taki dokument były pracownik musi złożyć pisemny lub elektroniczny wniosek; zatem wniosek ustny, złożony w trakcie rozmowy telefonicznej z pracownikiem działu kadr nie jest wystarczający.
Warto wyjaśnić, że przed 7 września 2019 r. pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy „w uzasadnionych przypadkach”. Po tym dniu, czyli w obecnym stanie prawnym były pracownik, który np. zgubił swoje świadectwo pracy, powinien wystąpić o jego kopię, a nie o odpis. Zmiany wprowadziło rozporządzenie MRPiPS z dnia 30 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1709). W uzasadnieniu do wprowadzonych zmian (na etapie, gdy sporządzono projekt z dnia 8 lipca 2019 r.) wyjaśniono, że świadectwo pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, o której kopię występuje się zgodnie z art. 9412 Kodeksu pracy. Z tego względu, z dotychczasowego rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy usunięto § 6, zgodnie z którym w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydawał odpis świadectwa pracownikowi, osobie upoważnionej przez pracownika albo tym osobom, które mogą odebrać świadectwo pracy po śmierci pracownika.
Zgodnie z art. 9412 Kodeksu pracy, wniosek o kopię dokumentacji pracowniczej, a więc i o kopię kopii świadectwa pracy może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, czyli np. może być wysłany pracodawcy mailem albo sms-em.
Należy wiedzieć, że kopię np. zgubionego świadectwa pracy sporządza się tak, jak kopię dokumentacji pracowniczej. Szczegółowy sposób wydawania kopii tej dokumentacji (m.in. jej postać i termin na wydanie) określają przepisy § 18 rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
- w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Natomiast w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 powołanego rozporządzenia, dotyczące przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, albo
- w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Decyzja o tym, czy wydać kopię świadectwa pracy w postaci papierowej, czy elektronicznej należy do pracodawcy.
Jeżeli kopia świadectwa będzie sporządzona w postaci papierowej – powinno zostać na niej napisane „potwierdzam zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą” albo może zostać przystawiona pieczęć o takiej treści. Można też opisać kopię bardziej szczegółowo np. „potwierdzam zgodność kopii z kopią świadectwa pracy z dnia ….., przechowywaną w części C akt osobowych pracownika”.
Wydaje się, że jeżeli świadectwo pracy składało się z kilku stron, to sporządzając jego papierową kopię można parafować każdą jej stronę, a podpis i pieczęć albo pisemne sformułowanie „potwierdzam zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą” umieścić np. na dole ostatniej strony.
Podanie daty sporządzenia kopii świadectwa pracy nie jest wymagana wprost w przypadku kopii papierowej, ale umieszczenie, oprócz podpisu, daty jest uzasadnione, ze względu na to, że kopię dokumentacji pracowniczej należy wydać w określonym terminie. Poza tym w przypadku podpisu elektronicznego możliwe jest sprawdzenie daty jego złożenia. Podobnie więc – jak się wydaje – powinna być traktowana papierowa kopia kopii świadectwa pracy.
Pracodawca musi wydać kopię świadectwa nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku od byłego pracownika.
W razie śmierci pracownika albo byłego pracownika, o kopię jego świadectwa pracy – tak jak i o pozostałą dokumentację – mogą wystąpić: wdowa, wdowiec, rodzice (także ojczym, macocha, osoby przysposabiające) oraz dzieci (własne, przysposobione, drugiego małżonka, przyjęte na wychowanie, w tym niepełnoletnie wnuki i rodzeństwo), po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru dokumentacji.
Wniosek o wydanie kopii świadectwa dołącza się odpowiednio do części B akt osobowych (jeżeli został złożony przez pracownika, który np. zgubił świadectwo za umowę na okres próbny, sporządzone w stanie prawnym, w którym wydawano cząstkowe świadectwa pracy za zakończone terminowe umowy o pracę) albo C akt osobowych (jeżeli został złożony przez byłego pracownika albo uprawnioną osobę po śmierci pracownika).