Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w zakresie BHP w przypadku powierzenia pracy zdalnej? Po pierwsze: szkolenia BHP. Szkolenia BHP mają umożliwić pracownikowi uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności dotyczących wykonywania pracy i zachowania się w zakładzie pracy w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownik zatem w ramach szkolenia bhp pozyska wiedzę i umiejętności m.in. dotyczące sposobów ochrony przed zagrożeniami wypadkowymi i zagrożeniami dla zdrowia w warunkach normalnej pracy i w warunkach awaryjnych czy też uzyska informacje o czynnikach środowiska pracy występujących na danym stanowisku pracy i w jego bezpośrednim otoczeniu oraz o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą.
A dla przypomnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej, nawet pracownik administracyjno – biurowy podlega obowiązkowi szkolenia okresowego z zakresu BHP.
Konieczne będzie przeszkolenie pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Pracodawcy nie wolno bowiem dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Szkolenie wstępne pracownika świadczącego pracę zdalnie przeprowadzane będzie w formie:
- szkolenia wstępnego ogólnego (instruktaż ogólny),
- szkolenia wstępnego na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy).
Nowością w projekcie jest możliwość przeprowadzenia szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na stanowisku administracyjno-biurowym, dla pracownika, który będzie pracował zdalnie.
Pracownik będzie musiał potwierdzić fakt odbycia szkolenia w postaci papierowej lub elektronicznej. Projektodawca odstąpił zatem od obowiązku formy pisemnej, czyli złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie. W przypadku pracy zdalnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby je składającej. Tym samym pracownik odbędzie szkolenie wstępne w sposób w pełni zdalny, bez obowiązku stawiania się w zakładzie pracy.
W przypadku pracy zdalnej nie stosuje się art. 237[3] § 2[2] k.p., który przewiduje możliwość zwolnienia z obowiązku przeprowadzenia szkolenia okresowego pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym. Takie przeszkolenie pracownika zdalnego jest więc konieczne. Szkolenie okresowe ma na celu aktualizację i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie BHP oraz zaznajomienie z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie. Można je przeprowadzić w formie samokształcenia kierowanego, przez które rozumie się formę szkolenia umożliwiającego uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie BHP, na podstawie materiałów przekazanych przez organizatora szkolenia, w szczególności przy zastosowaniu poczty, Internetu, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji z osobami spełniającymi wymagania dla wykładowców. Zatem również szkolenie okresowe pracownika świadczącego pracę zdalną pracodawca może przeprowadzić online.
Projektodawca przywiązuje dużą wagę do szkoleń z zakresu BHP. Jak zapisał w uzasadnieniu projektu: „Tylko bowiem świadomy zagrożeń, a więc przeszkolony i poinformowany pracownik może podjąć odpowiedzialną decyzję, że jest gotowy do wykonywania pracy w formie pracy zdalnej oraz wykonywać ją świadomie w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób”.
Po drugie, pracownik ma obowiązek zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego.
Definicję ryzyka zawodowego znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.). I tak w myśl § 2 pkt 7 rozporządzenia przez ryzyko zawodowe rozumie się prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienia u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych w wyniku zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub sposobu wykonywania pracy.
Podobną definicję zawiera ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 437). W myśl art. 4 pkt 4 ustawy, przez ryzyko zawodowe należy rozumieć możliwość wystąpienia niepożądanych, związanych z wykonywaną pracą zdarzeń powodujących straty, w szczególności niekorzystnych skutków zdrowotnych będących wynikiem zagrożeń zawodowych występujących w środowisku pracy lub związanych ze sposobem wykonywania pracy.
Aby zapobiec niepożądanym zdarzeniom związanymi z wykonywaną pracą, obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie oceny ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą i jej udokumentowanie oraz zastosowanie niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko.
Pracownik po zapoznaniu się z nią uzyska min. wiedzę na temat wpływu pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, dowie się też o występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynnikach środowiska pracy. Przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego, pracodawca nie można pominąć zapisów § 39a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. I co niezmiernie istotne, należy pamiętać, aby udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, wzięła służba BHP działająca u pracodawcy oraz służba medycyny pracy współdziałająca z pracodawcą.
Projektodawca przewidział możliwość sporządzenia uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pracodawca będzie mógł w jednym dokumencie wskazać zagrożenia dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, bez tworzenia odrębnej oceny ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska pracy zdalnej.
Z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego trzeba będzie zapoznać pracownika przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z oceną oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania.
Po trzecie, pracownik zostanie zapoznany z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Na podstawie udostępnionej mu przez pracodawcę informacji dowie się o zasadach i sposobach właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii; zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; czynnościach do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasadach postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego. Informacja ta będzie stanowiła pewne kompendium, podstawowe ABC wykonywania pracy zdalnej. Będzie dla pracownika rodzajem przewodnika informującego/wskazującego jak bezpiecznie dla siebie ma wykonywać pracę zdalną w domu.
Z przygotowaną przez pracodawcę informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie zapoznać pracownika przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z instrukcją oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania.
Po czwarte, pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikom, do stałego korzystania aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące m. in. stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników oraz obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych. Instrukcje, powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności do wykonania po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników.
Po piąte, aby dopuścić pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał uzyskać od niego oświadczenie, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy, które zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Na pracowniku będzie ciążył obowiązek zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Powinien więc uwzględnić wymagania bhp oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Minimalne wymagania w tym określa załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U nr 148, poz. 973). Wyposażenie stanowiska pracy oraz sposób rozmieszczenia elementów tego wyposażenia nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i (lub) wzroku ani być źródłem zagrożeń dla pracownika.
Na marginesie warto jeszcze wskazać, że nie dopełnienie przedstawionych obowiązków z zakresu BHP może skutkować, w razie kontroli PIP, wszczęciem postepowania w sprawach o wykroczenia przez inspektora pracy. Zgodnie bowiem z dyspozycją art. 283 § 1 kp, kto, będąc odpowiedzialnym za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kierując pracownikami lub innymi osobami fizycznymi, nie przestrzega przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto, w myśl art. 220 § 1 kodeksu karnego, kto, będąc odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy, nie dopełnia wynikającego stąd obowiązku i przez to naraża pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Autor:
Marcin Stanecki
Radca prawny
