Co trzeba zrobić, gdy pracodawca odrzuci, a co gdy zaakceptuje wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy? Od 26 kwietnia 2023 r. – na podstawie art. 293 Kodeksu pracy – pracownik, który osiągnie u danego pracodawcy staż pracy co najmniej 6 miesięcy może wystąpić z wnioskiem (złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej np. e-mailem), o:
- zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub
- o zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy lub
- o inne bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy.
Pracownik, który już uzyskał uprawnienie z art. 293 Kodeksu pracy i będzie u danego pracodawcy nadal zatrudniany – ma prawo do składania takiego wniosku raz w każdym roku kalendarzowym. Trzeba mieć na uwadze, że wniosku z art. 293 Kodeksu pracy nie można złożyć w trakcie zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny, ale okres zatrudnienia na podstawie takiej umowy wlicza się do stażu co najmniej 6-ciu miesięcy.
Pracodawca uwzględnia wniosek z art. 293 Kodeksu pracy tylko w miarę możliwości. Zatem może go odrzucić. Termin na podjecie decyzji, jaki go obowiązuje to nie później niż miesiąc od dnia otrzymania wniosku. O swojej decyzji – zarówno pozytywnej, jak i negatywnej dla pracownika – musi go zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej.
Jeżeli wniosek nie zostanie zaakceptowany – trzeba w odpowiedzi (papierowej lub elektronicznej) podać przyczynę odmowy uwzględnienia wniosku. Jeżeli pracodawca zaakceptuje wniosek – także musi odpowiedzieć pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie można zawiadomić pracownika o zaakceptowaniu wniosku np. dzwoniąc do niego.
Niezachowanie procedury postępowania z wnioskiem złożonym na podstawie art. 293 Kodeksu pracy jest wykroczeniem i pracodawca dostanie za to mandat od PIP (zgodnie z art. 281 § 1 pkt 2b Kodeksu pracy).
Zaakceptowanie wniosku wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Jak wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy, w takim przypadku zmiana rodzaju umowy o pracę lub zmiana rodzaju pracy powinna zostać dokonana w trybie porozumienia stron w formie aneksu do umowy (stanowisko GIP z 31 sierpnia 2023 r. dla Aktualności Kadrowych WIP). GIP nie wyjaśnił genezy swojego poglądu, ale należy się z nim zgodzić, gdyż składając wniosek np. o zmianę rodzaju umowy, o zmianę rodzaju pracy czy zmianę wymiaru etatu na podstawie art. 293 Kodeksu pracy – pracownik nie wnioskuje o uprawnienie pracownicze (np. z tytułu pełnienia funkcji rodzicielskich czy opiekuńczych lub tp.), tylko o zmianę warunków zapisanych w umowie o pracę.
Trzeba też pamiętać, że wnioski pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy oraz odpowiedzi (w praktyce kopie odpowiedzi) pracodawcy na te wnioski pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych. Warto nawet rozważyć utworzenie na te dokumenty odrębnej podczęści. Jak bowiem zauważył GIP w powołanym stanowisku, akceptacja tych wniosków wpłynie na zakres informacji w świadectwie pracy. Jeżeli w okresie zatrudnienia pracownik wykonywał różnego rodzaju prace lub zajmował różne stanowiska w świadectwie pracy należy zamieścić informację o wszystkich wykonywanych pracach lub zajmowanych stanowiskach.