Kopia czy duplikat świadectwa pracy? Były pracownik zwrócił się z prośbą o wydanie kopii świadectwa pracy. Czy mogę zrobić kopie i postawić pieczątkę: „zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą” czy muszę wystawić duplikat?
W obecnym stanie prawnym trzeba wydać kopię świadectwa pracy. Nie sporządza się już duplikatu (odpisu). Do 6 września 2019 r. obowiązywał przepis, zgodnie z którym w uzasadnionych przypadkach pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi odpis świadectwa pracy (zastał uchylony rozporządzeniem MRPiPS z dnia 30 sierpnia 2019 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy Dz. U. 2019 r. poz. 1709).
Obecnie kopię świadectwa pracy sporządza się tak, jak kopię każdego innego dokumentu z akt osobowych pracownika. Jak to poprawnie zrobić wskazuje § 18 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Zgodnie z powołanym przepisem, w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej (a większość pracodawców prowadzi pracownikom papierowe akta osobowe), pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą albo
- w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Zatem jak najbardziej poprawne będzie wydanie byłemu pracownikowi kserokopii albo wydruku skanu świadectwa pracy z przystawioną pieczątką „potwierdzam zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą” i podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę do wydawania kopii dokumentacji pracowniczej.
Aby poznać bliżej prawo pracy zapraszamy do uczestnictwa w naszych szkoleniach z prawa pracy.