RODO w kadrach w praktyce

PROGRAM:

1. Jakie są zasady ogólne ochrony danych osobowych?

• Co ma pierwszeństwo – RODO czy Kodeks pracy?
• Czy upoważnienia do przetwarzania danych trzyma się w części B akt osobowych?
• Czy to kadry muszą prowadzić rejestr upoważnień do przetwarzania danych?
• Czy pracownicy kadr i płac muszą mieć inne upoważnienia do przetwarzania danych niż pozostali pracownicy?
• Co w upoważnieniach trzeba zapisać rekruterom oraz kadrze zarządzającej?
• Czy przełożony z zagranicy też musi mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?
• Czy przełożony przebywający poza granicami RP musi stosować przepisy Kodeksu pracy w zakresie ochrony danych?
• Czy można używać imiennych e-maili byłych pracowników?

2. Jak poprawnie stosować RODO i KP w rekrutacji?

• Czy dane w rekrutacji zbiera się tylko za zgodą kandydata do pracy? Jakie dane kandydat do pracy musi podać?
• Jakich danych kontaktowych można żądać w kwestionariuszu od kandydata? Czy prywatny mail podany jako dana kontaktowa może być później wykorzystywany w zatrudnieniu?
• Jak długo i gdzie należy przechowywać CV wybranego kandydata do pracy oraz niewybranych osób?
• Czy w umowie o pracę na okres próbny może być podany adres zamieszkania pracownika albo jego PESEL?
• Jakie dane osobowe z procesu rekrutacji należy udostępnić osobie występującej z wnioskiem o kopie jej danych osobowych?

3. Jak poprawnie stosować RODO i KP prowadząc dokumentację pracowniczą?

• Czy można w aktach mieć ksero książeczki wojskowej, gdy do stażu pracy zalicza się służbę wojskową?
• W jaki sposób usuwać ksero dowodów osobistych i książeczek wojskowych z akt osobowych? Czy kopię książeczki wojskowej można zastąpić innym dokumentem?
• Jak aktualizować w aktach dane pracownika, np. nazwisko, adres zamieszkania? Czy można kreślić na kwestionariuszach osobowych lub zamazywać dane?
• Jakie dodatkowe dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracowników – cudzoziemców?
• Na jakie adresy można wysyłać pracownikom PIT-y, czy świadectwa pracy?
• Czy można żądać udokumentowania okoliczności uzasadniających zwolnienie z tytułu siły wyższej lub urlop opiekuńczy?
• Czy można żądać orzeczeń o niepełnosprawności członków rodziny w przypadku złożenia wniosku o pracę zdalną uprzywilejowaną?

4. Jak poprawnie stosować RODO i KP w razie kontroli pracownika?

• Jak długo powinny być przechowywane wyniki kontroli trzeźwości? Czy trzeba „wyczyścić” część E akt osobowych, gdy pracownik zostanie zwolniony dyscyplinarnie?
• Czy osoby dokonujące kontroli trzeźwości powinny mieć odrębne upoważnienia z RODO?
• Jakie obowiązki należy spełnić, aby zewnętrzne agencje ochrony mogły kontrolować trzeźwość pracowników?
• Czy można kontrolować trzeźwość pracowników tymczasowych i czy wymaga to zawarcia stosownych umów z agencjami pracy tymczasowej?
• Jakie dokumenty należy przygotować aby kontrolować osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych i B2B?
• Jakie są zasady kontroli pracowników wykonujących pracę zdalną z punktu widzenia RODO?

5. Na jakich zasadach stosuje się RODO w czasie pracy czas pracy i do urlopów?

• Czy można wykorzystywać dane biometryczne rejestrując czas pracy?
• Czy na listach obecności mogą być wpisywane przyczyny nieobecności? A gdzie powinny być wpisane?
• Czy wolno ujawniać, że dany pracownik jest na zwolnieniu lekarskim albo na urlopie wypoczynkowym?
• Kiedy jako załączniki do wniosków pracowników mogą być dołączone akty stanu cywilnego?
• Czy wolno przechowywać zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa w dokumentacji pracowniczej?

6. Na jakich zasadach RODO chroni wynagrodzenia?

• Czy komornicy mogą żądać od pracodawców danych i dokumentów dotyczących potrąceń?
• Czy osoby obsługujące benefity muszą mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Jaka jest podstawa prawna przekazania danych osobowych pracownika instytucji finansowej prowadzącej PPK i czy pracodawca może korzystać z tych danych?
• Czy związek zawodowy może prosić o listę pracowników, z których wynagrodzenia są potrącane składki związkowe? Jakie dane można przekazywać związkom?

7. Jak się ma RODO do BHP pracowników?

• Czy w skierowaniach na badania wstępne można wpisywać adres zamieszkania?
• Czy na tablicach informacyjnych (w intranecie) można wywieszać listy pracowników, którym kończą się badania okresowe?
• Czy może na hali produkcyjnej wisieć lista pracowników ze specjalnymi uprawnieniami, np. na wózek widłowy, energetycznymi itp.?
• Czy w skierowaniu na badania kontrolne lub wcześniejsze okresowe można informować np. o niepełnosprawności pracownika?

8. Jak przestrzegać ochrony danych osobowych realizując obowiązki z ZFŚS?

• Jakie dane mogą być przedmiotem oświadczeń składanych w związku z wystąpieniem o świadczenia socjalne?
• Na jakich zasadach przetwarza się dane osobowe członków rodziny pracownika?
• Kiedy można żądać do wglądu PIT-ów małżonka? Dlaczego nie należy kopiować PIT-ów?
• Jakie dodatkowe obowiązki pojawiają się w przypadku prowadzenia wspólnej działalności socjalnej?
• Czy członkowie komisji socjalnej powinni mieć specjalne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Na czym polega coroczny przegląd dokumentacji ZFŚS i kto powinien go robić?
• Jak długo przechowywać dokumenty związane z ZFŚS? Które usuwać co roku, a które co 5 lat?

9. Jak przestrzegać RODO przy pracy zdalnej?

• Co warto mieć zapisane w procedurze ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej? Jak wprowadzić przydatne postanowienia?
• O jakich zasadach korzystania ze sprzętu komputerowego należy pamiętać? Czy warto mieć politykę BOYD i czy można z niej zrobić załącznik do procedur ochrony danych?
• Czy konieczne są szkolenia z RODO w przypadku stosowania pracy zdalnej?
• Co na temat ochrony danych osobowych warto mieć zapisane w Regulaminie albo Porozumieniu w sprawie pracy zdalnej? Jak wprowadzić przydatne postanowienia?

10. Jak długo można przechowywać różne dane w kadrach i płacach?

• Ile czasu przechowuje się dokumenty z procesów rekrutacyjnych?
• Ile czasu przechowuje się dokumenty w aktach osobowych?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację płacową?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację czasu pracy i urlopową?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację ubezpieczeniową?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację zasiłkową, e-ZLA i dotyczącą PPK?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację podatkową?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację związaną z bhp?
• Ile czasu przechowuje się dokumentację umów zleceń?
• Czy anonimizacja danych w systemie kadrowym = usunięcie danych osobowych?

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani tą tematyką, mogą Państwa zainteresować także pozostałe nasze szkolenia z zakresu prawa pracy oraz wynagrodzeń:
https://www.mostwanted.edu.pl/e-szkolenia/

Żeby być cały czas na bieżąco – śledźcie Państwo naszą zakładkę „Aktualności”:
https://www.mostwanted.edu.pl/aktualnosci/

Zachęcamy także do zapoznania się z ofertą naszych szkoleń zamkniętych:
https://www.mostwanted.edu.pl/szkolenia-zamkniete/