Co konkretnie zmieni się w przepisach o PIP?

Znamy szczegóły nowelizacji przepisów o PIP. Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283) w wersji z 1 września br. został zamieszczony na stronach RCL.

Planowane zmiany – zgodnie z zapowiedziami MRPiPS – mają wejść w życie już z dniem 1 stycznia 2026 r.

Jakie mają nastąpić zmiany w ustawie o PIP?

Będzie uregulowane jednoznacznie, że właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy będą uprawnione odpowiednio do:

• stwierdzania istnienia stosunku pracy w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 KP, powinna być zawarta umowa o pracę,
• i niezależnie od powyższego – do wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Art. 13 ustawy o PIP będzie stanowił, że kontroli PIP podlegają:

• pracodawcy – a w zakresie bhp, kontroli legalności zatrudnienia oraz kontroli zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 KP powinna być zawarta umowa o pracę,
• niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na rzecz których jest lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy,
• przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności w okresie jednego roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli:
• jest lub było wykonywane zlecenie,
• są lub były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Jak będą wydawane decyzje w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy?

Będzie to należało do zakresu działania okręgowego inspektora pracy. Takie decyzje będą wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i będą zawierać:

• oznaczenie organu Państwowej Inspekcji Pracy,
• datę wydania,
• oznaczenie strony lub stron,
• powołanie podstawy prawnej,
•  rozstrzygnięcie,
• termin usunięcia stwierdzonych uchybień,
• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych,
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.

Uwaga! Do tej decyzji nie będzie się stosować zasady, że  w razie wniesienia odwołania okręgowy inspektor pracy może wstrzymać jej wykonanie do czasu rozpatrzenia odwołania, jeżeli podjęte przez podmiot kontrolowany przedsięwzięcia wyłączają bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi.

Rozstrzygniecie decyzji w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie zawierać:

• rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę i datę rozpoczęcia pracy,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Jeżeli zgromadzony przez okręgowego inspektora pracy materiał dowodowy nie pozwoli mu na ustalenie wynagrodzenia za pracę – na będzie musiał napisać w decyzji, że trzeba płacić z tej umowy o pracę minimalne wynagrodzenie.

Jakie będą skutki decyzji?

Decyzja w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie podlegać natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą:

• z nawiązaniem stosunku pracy oraz
• obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych

powstałymi od dnia jej wydania.

Wniesienie odwołania nie będzie wstrzymywać wykonania decyzji w tym zakresie.

Jednakże wykonanie w/w decyzji będzie podlegało wstrzymaniu w zakresie skutków, jakie przepisy prawa wiążą z:

• obowiązkami w zakresie podatków – powstałymi przed dniem wydania decyzji,
• obowiązkami w zakresie ubezpieczeń społecznych – powstałymi przed dniem wydania decyzji

– do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.

Podmiot kontrolowany, do którego została skierowana decyzja w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy będzie miał obowiązek poinformowania odpowiedniego organu Państwowej Inspekcji Pracy o jej realizacji.

Będzie musiał dokonać tego na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, z upływem terminów określonych w decyzji lub po ich uprawomocnieniu.

Do kogo i na jakich zasadach można się będzie odwołać?

Od omawianej decyzji okręgowego inspektora pracy – podmiotowi kontrolowanemu lub osobie, której praw i obowiązków dotyczy decyzja – będzie przysługiwać odwołanie do Głównego Inspektora Pracy.

Odwołanie będzie wnosi się na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, który wydał decyzję. Trzeba to będzie zrobić w terminie 7 dni od dnia doręczenia decyzji.

Co zrobi GIP?

Główny Inspektor Pracy będzie rozpoznawał odwołanie w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania i w wyniku tego rozpatrzenia będzie mógł:

• utrzymać w mocy zaskarżoną decyzję,
• uchylić zaskarżoną decyzję w całości albo w części i orzec co do istoty sprawy,
• uchylić zaskarżoną decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Co trzeba będzie zrobić gdy GIP decyzję utrzyma?

Trzeba się będzie odwołać do sądu na nowo wprowadzanych zasadach Kodeksu postępowania cywilnego.

Jakie będą zmiany w KPC?

Przede wszystkim zostanie uregulowane, że:

• W sprawach odwołań od decyzji GIP dotyczących stwierdzenia istnienia stosunku pracy w sytuacji kiedy zawarto z pracownikiem umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 KP powinna być zawarta umowa o pracę – właściwym do rozpoznania sprawy będzie sąd rejonowy, w którego obszarze właściwości ma siedzibę okręgowy inspektor pracy, który wydał decyzję w pierwszej instancji.

A jak będzie wyglądać postępowanie odwoławcze?

Będzie temu poświęcony specjalnie dodany, nowy Oddział 2 pt. „Postępowanie w sprawach odwołań od decyzji Głównego Inspektora Pracy dotyczących stwierdzenia istnienia stosunku pracy”.

Będą w nim zapisane następujące regulacje:

• Odwołanie od decyzji GIP dotyczącej omawianej decyzji będzie wnosić się na piśmie – za pośrednictwem Głównego Inspektora Pracy – w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia.
• Takie odwołanie powinno będzie zawierać:
• oznaczenie zaskarżonej decyzji,
• zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz wniosków i ich uzasadnienie, a także
• podpis odwołującego się.

Jeżeli Główny Inspektor Pracy uzna to odwołanie za słuszne, może zmienić lub uchylić zaskarżoną decyzję. W tym przypadku odwołaniu nie będzie się nadawać dalszego biegu.

Jeżeli omawiane odwołanie nie zostanie uwzględnione – Główny Inspektor Pracy będzie przekazywał je niezwłocznie do sądu wraz z kompletnymi i uporządkowanymi aktami sprawy oraz swoim stanowiskiem w sprawie odwołania, nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego wniesienia.

Sąd odrzuci odwołanie wniesione po upływie terminu, chyba że przekroczenie terminu nastąpiło z przyczyn niezależnych od odwołującego się.

Będzie również zapisane, że stronami postępowania są:

• pracodawca,
• osoba, której praw i obowiązków dotyczy zaskarżona decyzja oraz
• Główny Inspektor Pracy.

W tym postępowaniu nie będzie dopuszczalne zawarcie ugody ani poddanie sporu pod rozstrzygnięcie sądu polubownego.

Zmiana, uchylenie oraz stwierdzenie nieważności lub stwierdzenie wygaśnięcia zaskarżonej decyzji przez Głównego Inspektora Pracy przed rozstrzygnięciem sprawy przez sąd – spowoduje umorzenie postępowania w całości lub w części.

Sąd będzie oddalał omawiane odwołanie, jeżeli uzna, że nie ma podstaw do jego uwzględnienia.

Jeżeli przed wszczęciem postępowania albo w toku tego postępowania wydana zostanie decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy w zakresie objętym powództwem o ustalenie – sąd zawiesi postępowanie.

Sąd będzie również umarzał postępowanie w przypadku uprawomocnienia się decyzji albo wydania prawomocnego wyroku w sprawie odwołania od tej decyzji.

W przypadku uwzględnienia odwołania – sąd zmieni w całości lub w części zaskarżoną decyzję Głównego Inspektora Pracy i orzeknie co do istoty sprawy.

Natomiast sąd drugiej instancji uchylając wyrok i poprzedzające go decyzje organów Państwowej Inspekcji Pracy będzie mógł przekazać sprawę do ponownego rozpoznania okręgowemu inspektorowi pracy, który wydał zaskarżoną decyzję w pierwszej instancji.

Na jakich zasadach PIP uzyska dostęp do danych ZUS i KAS?

PIP będzie uprawniona do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie niezbędnym do realizacji wszystkich swoich zadań Państwowej Inspekcji Pracy.

Ze swojej strony PIP będzie udostępniać ZUS-owi ustalone podczas kontroli dane podmiotu kontrolowanego obejmujące:

• numer NIP, numer regon, nazwę podmiotu kontrolowanego, adres siedziby, w tym miejsca wykonywania pracy, jeżeli podmiotem powierzającym pracę będzie agencja zatrudnienia,
• datę kontroli, wysokość kwoty wskazanej w nakazie, wystąpieniu lub poleceniu (gdyby były wydane),
• imię, nazwisko, numer PESEL, osób, których dotyczy decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy ,
• ustalone podczas kontroli dane dotyczące osób wykonujących pracę obejmujące: imię i nazwisko osoby wykonującej pracę, numer PESEL, obywatelstwo, okres wykonywanej pracy, dane podmiotu powierzającego wykonywanie pracy, rodzaj zawartej umowy.

To nie wszystko, w zakresie przekazywania sobie przez organy kontrolne danych i informacji:

Na podstawie znowelizowanej ustawy o PIP zostanie wydane rozporządzenie, w którym RM określi:

• tryb i formy współdziałania niektórych organów z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie prawa pracy oraz legalności zatrudnienia,
• tryb zawiadamiania, stosownie do zakresu właściwości, o stwierdzonym w toku kontroli naruszeniu przepisów, a także o podjętych w tym zakresie decyzjach i działaniach,
• sposób wymiany danych z systemów teleinformatycznych organów,
• tryb prowadzenia wspólnych kontroli oraz kontroli na wniosek organu współdziałającego,
• zakres i tryb przekazywania posiadanych wyników badań i pomiarów czynników środowiska pracy lub ich przeprowadzania oraz sporządzania opinii i stanowisk na wniosek organu współdziałającego,
• zasady udzielania wzajemnej pomocy w zakresie prowadzonych postępowań.

Czemu to będzie służyć? Wg projektodawców – poprawie  praworządności w stosunkach pracy i zapobieganiu naruszeniom w obszarze prawa pracy, w tym bhp oraz legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

Na jakich zasadach PIP będzie mogła więcej czynności kontrolnych przeprowadzić zdalnie?

W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy będzie miał prawo:

• żądania od podmiotu kontrolowanego – w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli – przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy przy zastosowaniu urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, a w szczególności urządzeń umożliwiających dwukierunkową łączność w czasie rzeczywistym, pozwalających na przesyłanie obrazu lub obrazu i dźwięku pomiędzy uczestnikami czynności kontrolnej, udostępnionych do tego celu przez organ PIP,
• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników lub dostarczania ich w postaci elektronicznej,
• wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, kopii dokumentów w postaci elektronicznej, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego,

Ponadto:

• Przesłuchanie kontrolowanego lub świadka przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku.

Przesłuchanie takie będzie utrwalać się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk. Z przesłuchania takiego sporządza się również sporządzać protokół, którego treść ograniczona zostanie do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w nim udział.

Natomiast zapis obrazu i dźwięku będą stanowiły załącznik do protokołu.

• W uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie będzie to stało w sprzeczności z celem kontroli – kontrola lub poszczególne czynności kontrolne będą mogły być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy – Prawo lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny nie będzie ograniczać korzystania przez inspektora pracy z wcześniej posiadanych uprawnień.

Nowe rozwiązania obejmą też początek rozpoczęcie kontroli. Jeżeli będzie ona on-line – to okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do przeprowadzania kontroli będzie odbywać się z pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, umożliwiających jednoczesne przekazywanie obrazu i dźwięku.

Postępowanie pokontrolne:

Ustalenia kontroli jak do tej pory będą dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Protokół będzie podpisywał tylko inspektor pracy przeprowadzający kontrolę.

Podmiotowi kontrolowanemu tak, jak do tej pory, będzie przysługiwać prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole, które – po zmianach – trzeba będzie zgłosić na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.

Także wystąpienia oraz decyzje PIP będą wydawane są na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku niestwierdzenia uchybień – wynik kontroli będzie mógł być udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli. Po nowelizacji taką notatkę inspektor pracy także będzie sporządzał na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jakie będą zmiany w Kodeksie pracy i Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia (kary)?

Kary za wykroczenia wskazane w KP wzrosną:

• zamiast od 1000 zł do 30 000 zł – będą wynosiły od 2000 zł do 60 000 zł,
• zamiast od 1500 zł do 45 000 zł – będą wynosił od 3000 zł do 90 000 zł.

W postępowaniu mandatowym w sprawach, w którym oskarżycielem publicznym jest PIP – inspektor pracy będzie mógł nałożyć grzywnę w wysokości 5000 zł.

Wzrosną też kary za tzw. recydywę w przypadku wykroczeń przeciwko prawom pracowników: – Jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w Kodeksie pracy popełni w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie – inspektor pracy będzie mógł nałożyć w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 10.000 zł. Grzywnę do 10.000 zł  inspektor pracy będzie mógł także nałożyć „za recydywę” w przypadku wykroczeń dotyczących zatrudniania pracowników tymczasowych.

Wzrosną też do 5000 zł grzywny nakładane przez PIP „za recydywę” w odniesieniu do wykroczeń określonych w innych przepisach, tj.:

• w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• w ustawie o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.

Natomiast w przypadku wykroczeń na podstawie ustawy o transporcie drogowym, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ Inspekcji Transportu Drogowego, Policji, Krajowej Administracji Skarbowej lub Straży Granicznej – można będzie nałożyć grzywnę w wysokości do 2000 zł.

Zostały przewidziane przepisy przejściowe:

Mianowicie:

• Do postępowań kontrolnych wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2026 r. – będzie stosować się przepisy dotychczasowe.
• Jednakże do kontrolowanych umów cywilnoprawnych – zawartych przed 1 stycznia 2026 r. i trwających w tym dniu – będzie się stosować nowe przepisy.

Jakie będą jeszcze zmiany w innych ustawach?

Zmiany będą wprowadzone jeszcze w ustawie – Ordynacja podatkowa oraz ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych i będą miały na celu ułatwienie współpracy między organami kontrolnymi.

Będzie przewidziane m.in., że ZUS będzie przekazywał PIP:

• szczegółowe informacje na temat ubezpieczonego: m.in. kod i nazwę tytułu ubezpieczenia, datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych, datę zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych lub do ubezpieczenia zdrowotnego, datę wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych lub z ubezpieczenia zdrowotnego, rodzaje ubezpieczeń wraz z określeniem, czy dobrowolne, czy obowiązkowe, kod wykonywanego zawodu
• szczegółowe informacje na temat płatnika:

Te dane to będą:

• numer NIP, numer REGON, numer PESEL, kod rodzaju działalności według PKD, nazwę skróconą, imię i nazwisko, adres siedziby, adres do korespondencji, adres miejsca prowadzenia działalności,
• informacje dotyczące zmian danych płatnika,
• dane identyfikacyjne osób ubezpieczonych w tym m.in.: liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, w tym śmiertelnie i ciężko, liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia, stopę procentową składek na ubezpieczenie wypadkowe, liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• liczbę cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych, w tym obywatelstwo (obywatelstwa) cudzoziemca, tytuł ubezpieczenia cudzoziemca,
• informacje o wydanych zaświadczeniach w ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego (A1),
• informacje dotyczące umów o dzieło.

W/w dane i informacje będą udostępniane w drodze teletransmisji danych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Natomiast szczegółowe warunki techniczne udostępniania i zakres danych i informacji – określi porozumienie zawarte pomiędzy ZUS, PIP i KAS.

Na tak ogromne zmiany trzeba się przygotować z wyprzedzeniem – dlatego serdecznie zapraszamy Państwa na wydarzenia organizowane przez Most Wanted! poświęcone nadchodzącym wyzwaniom:

• W ramach 51-edycji Ogólnopolskiego Kongresu Prawa Pracy (który odbędzie się 23 i 24 października br.), w trakcie Warsztatu nr III, który poprowadzi p. Monika Frączek poruszony będzie temat „Jak przygotować się na kontrole PIP po zwiększeniu uprawnień inspektorów?”

Program tego Warsztatu, szczegóły organizacyjne, programy wystąpień na Konferencji i pozostałych Warsztatów oraz formularz zgłoszeniowy do zapisów – znajdziecie najdziecie Państwo w poniższym linku:

• Forum Kadrowo – Placowe dla Praktyków (które odbędzie się 20 i 21 listopada br.) – jest dedykowane tematyce konsekwencji związanych z nieprawidłowym wyborem podstawy zatrudnienia (oraz przepisom o jawności wynagrodzeń)

W ramach FKPP poruszone będą następujące zagadnienia:

• Jakie będą nowe uprawnienia kontrolne PIP oraz kary w 2026 r.?
• Jakie są skutki ustalenia istnienia stosunku pracy zamiast stosunku cywilnoprawnego – w tym w obszarze opłacania składek na ubezpieczenia społeczne?
• Jakie jest ryzyko zawierania umów B2B  na gruncie PIT i klauzuli obejścia prawa podatkowego?

Więcej informacji na temat FKPP (całościowa lista tematów, które zostaną poruszone na Konferencji oraz dwóch praktycznych warsztatów do wyboru), a także formularz zgłoszeniowy znajdziecie Państwo w linku poniżej:

• Na Konferencji „Cudzoziemcy na Rynku Pracy” (zaplanowanej na 11 i 12 grudnia br.) na pewno zostanie poruszony temat tego, w jaki sposób różne organu kontrolne współpracują przy sprawdzaniu, czy powierzenie pracy cudzoziemcowi odbyło się zgodnie z prawem.

Szczegóły Konferencji wkrótce.

Most Wanted Sp. z o. o. © 2025 Wszystkie prawa zastrzeżone. Designed by DESIGO.