Nowe zasady dokumentowania odbycia szkolenia wstępnego BHP

Zwracamy uwagę, że od 12 grudnia 2025 r. – odbycie instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku odpowiednio pracownik oraz kierownik komórki organizacyjnej potwierdzają:
• w postaci papierowej lub
• w postaci elektronicznej.

Potwierdzenie w postaci papierowej:
Potwierdzenie w postaci papierowej następuje na piśmie w karcie szkolenia wstępnego. Zatem należy uznać, że wymaga podpisu odręcznego pracownika oraz kierownika komórki organizacyjnej.

Potwierdzenie w postaci elektronicznej:
W przypadku potwierdzenia w postaci elektronicznej:
1 KROK: Pracodawca ma obowiązek sporządzić odpowiednią adnotację w karcie szkolenia wstępnego w miejscu przeznaczonym na podpis odpowiednio pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej.
Wydaje się, że trzeba będzie napisać informację np. „podpis pracownika w e-mailu potwierdzającym udzielenie instruktarzu”, „data i podpis kierownika komórki organizacyjnej w postaci elektronicznej”.

2 KROK: Do karty szkolenia wstępnego pracodawca dołącza:
• dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej, zawierające potwierdzenie odbycia instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego, a także przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku albo
• odwzorowanie w/w dokumentów.

W naszej ocenie – pewnie jeszcze przez jakiś czas – zasadą będzie dołączanie do Karty odwzorowań dokumentów elektronicznych.

Dokument sporządzony w postaci elektronicznej – to zawsze dokument elektroniczny np.:
 sporządzony w postaci PDF i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
 sporządzony w postaci PDF i podpisany innym podpisem elektronicznym niż kwalifikowany (np. zaufanym, osobistym),
 w postaci dokumentowej w rozumieniu KC, czyli np. w treści e-maila („Potwierdzam odbycie instruktarzu ogólnego – Zenon Igrekowski”).

Dokumentem w postaci elektronicznej jest też np. skan lub zdjęcie dokumentu sporządzonego w formie pisemnej, czyli podpisanego odręcznie. Zatem skan oświadczenia pracownika napisanego na kartce papieru lub wydrukowanego: „Potwierdzam odbycie instruktarzu ogólnego” i podpisanego odręcznie również będzie dokumentem elektronicznym.

Jednakże, żeby dokument elektroniczny mógł być dołączony do Karty szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP to ta Karta także musiałby być dokumentem elektronicznym.

Ponieważ, jak się nam wydaje – u wielu pracodawców jest ona dokumentem papierowym – to dołączane będą do niej:
 wydruki dokumentów podpisanych elektronicznie albo
 wydruki e-maili wysyłanych przez pracownika i kierownika komórki organizacyjnej do osoby prowadzącej kartę lub zajmującej się kompletowaniem dokumentów w aktach osobowych pracownika,
 skany oraz JPG dokumentów sporządzonych w formie pisemnej, ale nie na poprzez złożenie podpisu w Karcie szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP.

Nowe zasady dokumentowania wprowadziło rozporządzenie MRPiPS z 24 listopada 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640), a wyjaśnienia MRiPS na etapie, gdy to rozporządzenie było projektowane – potwierdzają nasze wyjaśnienia:
(…) Zachowanie postaci elektronicznej zachodzi np. w przypadku złożenia oświadczenia woli w wiadomości mailowej zakończonej wpisaniem imienia i nazwiska składającego to oświadczenie lub danymi pozwalającymi ustalić jego tożsamość.
MRPiPS wyjaśniło, że w pojęciu postaci elektronicznej mieści się także forma elektroniczna w rozumieniu k.c. Postać elektroniczna obejmuje bowiem zarówno formę elektroniczną zawierającą kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i np. mniej sformalizowany e-mail wysłany w sposób umożliwiający ustalenie osoby nadawcy. Warto jednak podkreślić, że kwalifikowany podpis elektroniczny można złożyć jedynie na dokumencie elektronicznym, który (…) pod względem czynności prawnych jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu w dokumencie papierowym, ale dotyczy właśnie postaci elektronicznej, a nie papierowej.
Wydrukowanie dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem kwalifikowanym wraz z raportem z weryfikacji podpisu elektronicznego jest jedynie odwzorowaniem papierowym dokumentu w postaci elektronicznej. Takie odwzorowanie nie staje się jednak dokumentem sporządzonym w postaci papierowej w rozumieniu zmienianego rozporządzenia.

Dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy muszą być przechowywane w części B akt osobowych.
Dlatego:
• potwierdzenie odbycia przez pracownika instruktaży, a także
• potwierdzenie przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzenia instruktażu stanowiskowego oraz dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub dokumenty stanowiące ich odwzorowanie

jako stanowiące integralną część karty szkolenia wstępnego i musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.

Zostało to wprost zapisane w § 12 ust. 3 rozporządzenia MGiP z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1327, ze zm.).

Wprowadzenie nowych zasad dokumentowania odbycia szkolenia i dopuszczenia pracownika do pracy nie oznacza zmian przeprowadzania szkoleń wstępnych w dziedzinie BHP.
Szkolenia w formie zdalnej nadal nie są dostępne dla wszystkich grup pracowników. Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na przeprowadzanie szkoleń wstępnych w BHP w formie zdalnej wyłącznie dla pracowników zatrudnianych na stanowiskach administracyjno-biurowych, którzy będą wykonywać pracę zdalną wprowadzoną przy zawieraniu umowy o pracę (zgodnie z przepisem art. 6731 § 2 KP).