Oświadczenie pracodawcy o niekaralności cudzoziemca

Od 1 grudnia 2025 r. obowiązuje rozporządzenie MRPiPS z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1629).

Określa ono wykaz dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi jest obowiązany dołączyć do wniosku o: wydanie zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, wydanie zezwolenia na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji, wydanie zezwolenia na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium RP, wydanie zezwolenia na pracę sezonową, wydanie przedłużenia zezwolenia na pracę sezonową oraz do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Zgodnie z § 8 ust. 7 tego rozporządzenia – podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi:

do składanego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub
do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dołącza

– dołącza oświadczenie, czy według jego wiedzy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, był prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 Kodeksu karnego.

Przypominamy, że nie ma raczej żadnych wątpliwości prawnych, że podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi nie ma możliwości takiej wiedzy uzyskać, nie może jej weryfikować ani wymagać odpowiedniego oświadczenia od cudzoziemca, gdyż:

Zgodnie z art. 10 RODO – przetwarzania danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa – wolno dokonywać wyłącznie pod nadzorem władz publicznych lub jeżeli przetwarzanie jest dozwolone prawem UE lub prawem państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
W przypadku zatrudnienia cudzoziemca w ramach stosunku pracy – dodatkowe ograniczenia w przetwarzaniu danych określonych w art. 10 RODO wynikają z KP.

Ponadto obowiązek weryfikacji niekaralności cudzoziemca nie spoczywa na pracodawcy.

To urząd:

odmawia zarejestrowania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeśli dany cudzoziemiec m.in.: został prawomocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 Kodeksu Karnego i
jako organ prowadzący postępowanie w sprawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozyskuje z Krajowego Rejestru Karnego nieodpłatnie w celu ustalenia okoliczności istotnych w postępowaniu informacje o prawomocnym skazaniu cudzoziemca za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 Kodeksu karnego.

Przypominamy też, że już 29 sierpnia 2025 r. UODO w stanowisku dla Aktualności Kadrowych WIP wyjaśnił, że to organ prowadzący postępowanie w sprawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi pozyskuje z Krajowego Rejestru Karnego informacje o karalności cudzoziemca za określone przestępstwa. Cudzoziemiec nie ma ustawowego obowiązku dołączenia zaświadczenia o niekaralności przy składaniu wniosku o oświadczenie o powierzeniu pracy, ani zezwoleniu na pracę.

Jakkolwiek oświadczenie pracodawcy wydaje się nie być w żaden sposób wiarygodne dla urzędu i – jak należy uznać – w żaden sposób nie zwalnia urzędu z obowiązku weryfikacji statusu cudzoziemca w KRK, to podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma jednak obowiązek je składać.

Naszym zdaniem, żeby podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi – realizując swój obowiązek – nie miał równocześnie nieprzyjemności związanych z niezgodnym z prawem pozyskiwaniem danych szczególnych, to musi pamiętać, że:

nie może w praktyce zweryfikować swojej wiedzy na potrzeby omawianego oświadczenia,
nie ma podstawy prawnej do poszukiwania danych o niekaralności cudzoziemca np. w Internecie, czy w social mediach,
nie może wypytywać o niekaralność cudzoziemca jego kolegów ani koleżanek ani też innych osób, które go znają,
nie może żądać od cudzoziemca oświadczenia na temat jego niekaralności na potrzeby złożenia omawianego oświadczenia, ani o nie prosić,
nie może posiadać (przetwarzać) takiego oświadczenia, nawet gdyby cudzoziemiec złożył mu je dobrowolnie.

Każdego, kto potrzebuje:

sprawdzonej wiedzy na temat poprawnego powierzania pracy cudzoziemcom,
informacji o aktualnej wykładni przepisów,
wskazówek jak poprawnie postępować krok po kroku i nie płacić wysokich mandatów ani innych kar za bark zweryfikowania swojego postępowania,
być na bieżąco ze zmianami, które weszły jakiś czas emu, ostatnio oraz wejdą w bliższej i dalszej perspektywie czasowej

– serdecznie zapraszamy na organizowane przez nas szkolenia, które prowadzi p. Cezary Pytlarz – uznany ekspert i doświadczony praktyk.

Najbliższe szkolenie – pt. „Zatrudnienie obywateli Ukrainy po 4 marca 2026 r.” odbędzie się już 19 stycznia br.

W jego trakcie zostanie omówione powoływane rozporządzenie dotyczące dokumentów niezbędnych w postępowaniach o zarejestrowanie oświadczenia i wydania zezwolenia na pracę, m.in. w kontekście tego, że część dokumentów pobytowych wydawanych cudzoziemcom uniemożliwia uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz czy są od tego jakieś wyjątki.

Gorąco rekomendujemy udział w tym szkoleniu.

Szczegółowy program szkolenia oraz formularz zgłoszeniowy do zapisania się są dostępne w poniższym linku:

https://mostwanted.edu.pl/szkolenia/zatrudnienie-cudzoziemcow/