Plan urlopów wypoczynkowych i zasady ubiegania się o urlop, gdy pracodawca nie tworzy planu urlopów

Plan urlopów wypoczynkowych i zasady ubiegania się o urlop, gdy pracodawca nie tworzy planu urlopów. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 163 § 1 Kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W literaturze przyjmuje się, że ustalenie planu urlopów następuje z uwzględnieniem dwóch okoliczności: wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Są one równoważne, co w szczególności oznacza, że można nie uwzględnić wniosku pracownika, jeżeli koliduje to z ważnym interesem pracodawcy. (K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz, Zakamycze, 2002,s.163).

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, w myśl którego pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przykładowo, może to być wywieszenie w miejscu dostępnym dla pracowników lub przekazanie go do wiadomości pracowników za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podobny zapis odnoszący się podania „do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy” znajduje się w art. 104³ Kodeksu pracy. W Kodeksie pracy. Komentarz pod red. dr hab. Krzysztofa Walczaka czytamy: „Na pracodawcę nałożono obowiązek podania regulaminu do wiadomości załodze, ale nie określono formy jego udostępnienia, pozostawiając to praktyce zakładowej. Możliwe jest więc wywieszenie nowego regulaminu na tablicy ogłoszeń, zmieszczenie go w wewnętrznej sieci, wyłożenie w dziale kadr czy rozesłanie wszystkim pracownikom na maile służbowe”. Tym samym praktyka zakładowa wskaże sposób informowania pracowników o planie urlopów.

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę; nie ma obowiązku ustalania planu urlopów także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Zatem, jeżeli pracodawca nie chce tworzyć planu urlopów to powinien zwrócić się organizacji związkowych, działających w zakładzie pracy, aby wyraziły zgodę na nietworzenie planu urlopów, bo bez ich zgody pracodawca nie może zrezygnować z tworzenia planu urlopów. W myśl art. 30 ust. 6 pkt 4 ustawy o związkach zawodowych, jeżeli w sprawie ustalenia planu urlopów lub regulaminu pracy, organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Na podstawie ww. artykułu pracodawca, w razie rozbieżności między organizacjami związkowymi, sam podejmie decyzje odnośnie wykorzystywania urlopów w planie urlopów.

Analiza art. 163 Kodeksu pracy wskazuje na obowiązek tworzenia planu urlopów u pracodawców tzw. uzwiązkowionych. Obowiązek tworzenia planu urlopów mają bowiem tylko ci pracodawcy, u których zakładowa organizacja związkowa nie wyraziła zgody na nietworzenie planu urlopów. Należy jednak zauważyć, że doktryna dopuszcza tworzenie planu urlopów przez pracodawcę, który jest zwolniony z takiego obowiązku (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 163).

Jeśli pracodawca zdecyduje się na tworzenie planu urlopów bądź nie uzyska zgody związków zawodowych na jego nietworzenie, to w tym momencie pojawia się pytanie, czy zapisy planu urlopów są wiążące dla stron stosunku pracy – czyli pracownika i pracodawcy? Czy pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z planu urlopów, czy też te zapisy mają jedynie charakter informacyjny, nie obligujący pracodawcy do udzielenia urlopu w terminie w nim określonym? Podobne pytania dotyczą sytuacji pracownika, czy może zmienić on swoją decyzję co do terminu wykorzystania urlopu, zapisanego w planie urlopów, czy też może go dowolnie modyfikować?

W myśl wyroku Sądu Najwyższego – Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 września 1979 r. plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową. (I PRN 82/79 Monitor Prawniczy 1999/9 – dodatek – Zestawienie Tez 1999/7 – str. 2).

Odmienne stanowisko zajął Sąd Najwyższy- Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w uchwale Składu Siedmiu Sędziów z dnia 6 marca 1980 r. – nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu (OSNCP 1980/7-8 poz. 132 Monitor Prawniczy 1999/9 – dodatek – Zestawienie Tez 1999/7 – str. 2).

Kosut (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 114-304(5), wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 163.) zajął stanowisko, że „z konstytutywnego charakteru planu urlopów wynika, że ustalone w nim terminy wiążą strony stosunku pracy i mogą być zmienione tylko wyjątkowo, w przypadkach określonych przepisami prawa”. Autor ten wskazuje przykładowe okoliczności powodujące przesunięcie terminu urlopu, zarówno z mocy prawa (art. 165 k.p.), jak i na wniosek stron stosunku pracy (art. 164 k.p.). Do tych okoliczności autor zaliczył również skorzystanie przez pracodawcę z prawa udzielenia pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ k.p.).

W myśl art. 165 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Z kolei wg art. 164 § 1 Kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy – art. 164 § 2 Kodeksu pracy.

Art. 167 Kodeksu pracy stanowi: w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu.

Niektóre spośród okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy (czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy, urlop macierzyński) powodują przerwanie urlopu wypoczynkowego i obowiązek udzielenia niewykorzystanej części w terminie późniejszym (art. 166 k.p.).

Cytowane artykuły Kodeksu pracy dają możliwość zmiany planu urlopów i jego korygowania z przyczyn w nich wskazanych. Zmiany planu urlopów mogą nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika jak i pracodawcy, ale także z powodów niezależnych od stron stosunku pracy, jak np. choroba pracownika. Strony stosunku mogą również dokonywać korekty zapisów planu urlopów w drodze porozumienia stron, konsensu, która osiągną, w wyniku przeprowadzonych rozmów. Osobiście, uważam, że wiele spornych sytuacji, które powstają w trakcie zatrudnienia dałoby się naprawić, dzięki rozmowom. Bo często brakuje właśnie tego elementu, aby wyjaśnić powstałe gdzieś w tle niejasności, niedomówienia czy plotki.

Czy w sytuacji nie ujęcia pracownika w planie urlopów może on samodzielnie zadecydować o terminie jego wykorzystania? Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie, sięgnąć należy po orzecznictwo Sądu Najwyższego. W jednym ze swoich wyroków SN (wyrok SN z 10.11.1998 r., I PKN 364/98, OSNP 1999, nr 24, poz. 788.) zajął się kwestią poruszaną w pytaniu. Stan faktyczny przedstawiał się następująco: Urlop pracownika nie był ujęty w ustalonym planie urlopów. Przyczyną tego stanu rzeczy była jego nieobecność wynikająca z długotrwałej choroby, wynoszącej 270 dni. Pracownik złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego w sekretariacie, w czasie nieobecności dyrektora i nie czekając na jego decyzję w sprawie, nie zgłosił się do pracy. Pracownik nie zareagował również na późniejsze pisma pracodawcy informujące go o braku zgody na urlop w czasie przez niego podanym i traktujące jego nieobecność jako odmowę świadczenia pracy i co za tym idzie ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Korespondencja z pracownikiem trwała kilka dni, w czasie których mógł on, w ocenie Sądu, zreflektować się i zapobiec podjęciu decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę. Dwukrotne pisma i jeden telegram wysłane do niego przez pracodawcę, świadczyły wg Sądu o tym, że pracodawca nie dążył do zwolnienia go z pracy. Zdaniem SN, nieujęcie pracownika w planie urlopów nie stwarzało mu prawa do korzystania z urlopu w dowolnym, wybranym przez niego czasie. Również w takim przypadku udzielenie urlopu należało do pracodawcy, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 163 § 1 KP, to znaczy życzeń pracownika i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Pracownik nie dał pracodawcy możliwości udzielenia urlopu zgodnie z wymaganiami tego przepisu.

Podobny stan faktyczny był przedmiotem postępowania przed SN, którego dotyczy wyrok z 13.05.1998 r. (I PKN 99/98, OSNP 1999, nr 10, poz. 331). Pracownik złożył dwa wnioski o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego i wnioski te nie uzyskały akceptacji jego przełożonego. Mimo odmowy udzielenia urlopu powód nie stawił się do pracy. Konsekwencją takiego zachowania pracownika było uznanie przez pracodawcę, że pracownik samowolnie nie przystąpił do pracy mimo braku zgody na korzystanie przez niego z urlopu wypoczynkowego. W związku z tym pracodawca zastosował wobec pracownika art. 52 § 1 pkt 1 KP, gdyż – w ocenie pracodawcy – naruszył on ciężko podstawowe obowiązki pracownicze poprzez nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. SN w tej sytuacji wypowiedział się w sposób następujący: „pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu. Przepis ten nie może być jednak rozumiany jako bezwzględny nakaz uwzględniania każdego wniosku pracownika o udzielenie urlopu, złożonego w każdym czasie. Świadczy o tym chociażby treść art. 163 KP, według którego urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a więc ich terminy muszą być uzgadniane między pracodawcą, a pracownikiem. Uzgodnieniem takim jest więc w pierwszej kolejności ustalony plan urlopów, a w przypadku jego braku – każdorazowa akceptacja osoby upoważnionej przez pracodawcę do udzielania urlopu wypoczynkowego. Konstytucyjne prawo do urlopu i konieczność wykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału (obecnie 30 września) następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP), nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą. Pracownik nie może sam sobie udzielić urlopu, a samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nie może być również traktowane jako uzgodnienie terminu i wymiaru urlopu.”

W wyroku z dnia 15 marca 2001 r. Sąd Najwyższy Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, (I PKN 306/2000 OSNAPiUS 2002/24 poz. 591 Praca i Zabezpieczenie Społeczne 2002/6 str. 38 Prawo pracy i prawo socjalne – Przegląd orzecznictwa 2002/10 str. 20 Monitor Prawniczy 2003/4 str. 182) również uznał, że pracownik, który złożył wniosek o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Takie samowolne powstrzymanie się od wykonywania pracy może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych ( art. 52 § 1 pkt 1 KP). Wyrok dotyczył wykorzystania urlopu wbrew wiedzy i woli pracodawcy przez pracownicę zajmującą ważne stanowisko (głównej księgowej), które miało miejsce w “końcówce roku, w okresie kiedy zakład pracy opracowywał dokumenty mające go zwolnić od znacznych obciążeń finansowych”.

Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o urlop wypoczynkowy? Jeżeli pracodawca nie tworzy planu urlopów, ustalenie terminu następuje w trybie indywidualnym, po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca podejmuje ostateczną decyzję co do rozpoczęcia i zakończenia urlopu, biorąc pod uwagę przedstawiony wniosek przez pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W literaturze przyjmuje się, że odwołanie się w przepisie do porozumienia z pracownikiem należy rozumieć jako podjęcie próby osiągnięcia konsensu z osobą zatrudnioną (tak B. Cudowski, Urlop wypoczynkowy i bezpłatny a dodatkowe zatrudnienie [w:] Człowiek, Obywatel, Pracownik. Studia z zakresu prawa pracy. Księga jubileuszowa poświęcona Profesor Urszuli Jackowiak, red. J. Stelina, A. Wypych-Żywicka, GSP 2007/XVII, s. 45).

Pracodawca ma prawo odmówienia pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie przez niego pożądanym. Kodeks pracy przewiduje jednak wyjątki od tej sytuacji (poza urlopem na żądanie). Zgodnie z art. 163 § 3 Kodeksu pracy na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Pracownik, może zatem wykorzystać urlop wypoczynkowy, bez zgody pracodawcy, ale po uprzednim złożeniu wniosku urlopowego w następujących sytuacjach:

1. bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 KP);
2. bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 182^1g KP);
3. bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 182³ § 3 KP);
4. bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 KP);.

Potwierdza to wyrok SN z 20.08.2001 r., (I PKN 590/00, OSNP 2003, nr 14, poz. 336), w którym czytamy: „Z art. 163 § 3 KP wynika, że na wniosek pracownicy pracodawca udziela jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przepis ten stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 163 § 1 KP, w myśl której przy ustalaniu planu urlopów (w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową) pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Regulacja ta oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki”. Podobne stanowisko zajął SN w wyroku z 9.03.2011 r. (II PK 240/10, OSNP 2012, nr 9-10, poz. 113).

Poza sytuacją opisana powyżej, wynikającą z zapisów art. art. 163 § 1 kp, pracodawca na podstawie art. 205 § 3 kp zobligowany jest udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły.

Czy wniosek urlopowy musi zostać sporządzony w formie pisemnej? Pracownica, po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego nie stawiła się w pracy, w czym pracodawca rozwiązał z nią umowę o pracę bez wypowiedzenia z uwagi na niestawienie się do pracy po okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Z ustaleń dokonanych przez Sąd Najwyższy wynikało, że pracownica prowadząca sprawy kadrowe udzieliła pracownicy i jej mężowi informacji, że nie otrzyma ona ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, lecz będzie mogła wykorzystać go po zakończeniu urlopu macierzyńskiego. W związku z powziętą informacją od kadrowej pracownica nie złożyła wniosku urlopowego i nie stawiła się pracy, będąc przeświadczoną, że wykorzystuje urlop wypoczynkowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy w tym zakresie. U pracodawcy co do zasady obowiązywała forma pisemna wniosków urlopowych, jednakże jak ustalił Sąd, nie była ona stosowana konsekwentnie. Podobnie liczne wyjątki miała zasada składania przez pracodawców podpisów na wnioskach pracowników, oznaczająca akceptację urlopu. W uzasadnieniu Sąd zwrócił uwagę na zapisy art. 163 § 1 kp, który nie przewiduje formy pisemnej dla wniosków o urlop składanych przez innych pracowników. Oznacza to, że wniosek o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego pracownica mogłaby złożyć w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Tym samym wg Sądu poważne zastrzeżenia wzbudza ocena postępowania pracownicy, polegająca na niezłożeniu na piśmie wniosku o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, jako ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Z ustaleń dokonanych w sprawie, wynikało, ze przyczyną jej nieobecności w pracy było przekonanie, że korzysta z zaległego urlopu wypoczynkowego. Ta okoliczność , w ocenie Sądu, w płaszczyźnie winy pracownicy ma ważne znaczenie, gdyż nie pozwala na postawienie zarzutu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Sąd w uzasadnieniu powołał się na inny wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 sierpnia 1999 r., I PKN 126/99 (OSNAPiUS 2000 nr 20, poz. 752). Sąd Najwyższy wyraził w nim pogląd, zgodnie z którym pracownikowi nie można postawić zarzutu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, jeżeli występują okoliczności usprawiedliwiające jego nieobecność w pracy, a dopuszcza się on jedynie uchybień w formalnym usprawiedliwieniu nieobecności. Za okoliczność usprawiedliwiającą nieobecność w pracy może być bowiem uznana nie tylko choroba pracownika lub inne przeszkody niezależne od niego, lecz także jego pomyłka bądź też błędne przeświadczenie co do faktycznego lub prawnego stanu rzeczy.

Na zakończenie przypominam, że zgodnie § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Ustawodawca nie precyzuje tego, jakie dokumenty pracodawca ma przechowywać w zakresie urlopów wypoczynkowych. Mogą to być wnioski urlopowe, plan urlopów danego pracownika czy oświadczenie pracowników, w których zobowiązują się określonym terminie wykorzystać urlop zaległy. Wydaje mi się, że z braku obowiązku sporządzania dokumentacji urlopowej w formie pisemnej, pracodawca mógłby nie posiadać żadnej dokumentacji w formie pisemnej odnoszącej się do urlopów wypoczynkowych. E. Kumor-Jezierska [w:] Komentarz do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej [w:] Prawo pracy. Rozporządzenia. Komentarz, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, § 6, zauważyła, że „Dokumentację dotyczącą ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego mogą stanowić: wnioski o urlop oraz ustalony na ich podstawie plan urlopów, ewentualnie indywidualne porozumienia w sprawie terminu skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Kodeks pracy ani komentowane rozporządzenie nie określają sformalizowanej formy wniosku.”

Oczywiście, dla celów dowodowych, warto posiadać dokumentacje urlopową w formie pisemnej. Bo w razie sporu z pracownikiem łatwiej będzie udowodnić fakt przebywania przez niego na urlopie wypoczynkowym, gdy posiada się w ręku kartę urlopową podpisaną prze niego, aniżeli, gdy dysponuje się jedynie wiedzą o oświadczeniu woli złożonym w formie ustnej odnośnie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego. A konfliktów na tym tle nie brakuje.

Autor: 

Marcin Stanecki
Radca prawny