Podróże służbowe kierowców – jak rozliczać?

Wykonywana praca często wiąże się nie tylko z pracą za biurkiem ale też ze spędzaniem długiego czasu za kierownicą samochodu, autokaru, czy innego pojazdu mechanicznego poza siedzibą pracodawcy. Zazwyczaj taka forma pracy określana jest mianem podróży służbowej lub delegacji. W przypadku kierowców jednak, nie każda podróż może być uznana za podróż służbową co tylko komplikuje całą sytuację. Rozliczenie będzie więc również wyglądać inaczej. Jak rozliczać podróż służbową kierowców? Jakie świadczenia przysługują kierowcy w czasie trwania podróży służbowej? Jakie są różnice w przypadku podróży krajowej, a tej poza granicami kraju? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

Co to jest podróż służbowa?

Podróż służbowa to najprościej mówiąc wyjazd, który ma miejsce w związku z wykonywanym zawodem lub funkcją. Dla kierowców oznacza to użycie do różnych celów służbowych samochodów osobowych, na przykład aby dostarczyć towary, obsłużyć klientów lub w związku z innymi zadaniami związanymi z wykonywaną pracą. Podróż służbowa może odbywać się zarówno w Polsce, jak i poza granicami kraju. W przypadku kierowców, za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd poza miejsce, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności.

Czym się różni delegacja od podróży służbowej?

Warto również zaznaczyć różnicę między podróżą służbową, a delegacją. Delegacja to podróż służbowa, która trwa dłużej niż jeden dzień roboczy i wiąże się z koniecznością noclegu poza miejscem stałego zamieszkania pracownika. W przypadku kierowców, którzy zwykle nie wracają do domu codziennie, większość podróży będzie zakwalifikowana jako delegacja.

Podróż służbowa kierowcy – miejsce i czas pracy

W teorii te wszystkie ustalenia wpływają tylko na wysokości należności przysługujących pracownikom pracującym w jednostce sfery budżetowej. W praktyce jednak stosowane są w każdej działalności gospodarczej, ponieważ wpływa to na rozliczanie kosztów uzyskania przychodu.

Podróż służbowa kierowcy nie jest jedynie czasem spędzonym w trasie. Zgodnie z przepisami prawa pracy, czas podróży kierowcy może być uznawany za czas pracy, o ile odbywa się on w ramach normalnych godzin pracy lub przekracza ustalony czas podróży do miejsca rozpoczęcia lub zakończenia pracy. Oznacza to, że kierowca powinien otrzymać odpowiednie wynagrodzenie za czas spędzony w trasie, a także za ewentualne czynności wykonywane w związku z rozładunkiem towaru czy obsługą klientów.

Świadczenia należne z tytułu podróży służbowej

Podczas podróży służbowej kierowcy mają prawo do otrzymania pewnych świadczeń, takich jak dieta krajowa, dieta zagraniczna oraz zwrot kosztów noclegu. Często w przypadku kierowców zawodowych rozpatrywana jest również kilometrówka. Jest to przykład należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu do transportu za przejechane kilometry. W przypadku podróży zagranicznej lub krajowej często rozpatruje się to na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, który jest własnością pracodawcy.

Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej?

Podróże służbowej na obszarze kraju czy też poza jego granicami gwarantują pracownikowi zwrot kosztów za poniesione wydatki związane z pracą czyli:

za paliwo,
za zakup biletów,
za wynajem samochodu (za zgodą pracodawcy),
za nocleg,
za wyżywienie w wysokości jednej diety (chyba że jest zgoda na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia),
za inne koszty (dokumenty z bramek autostradowych, parkometrów, czy innych udokumentowanych poniesionych wydatków).

Dieta krajowa dla kierowcy

Jeśli kierowca podróżuje w granicach kraju, ale korzysta z wyżywienia poza stałym miejscem zatrudnienia to należy mu się rekompensata za poniesione koszty wyżywienia czyli dieta. Jeśli pracownikowi przysługuje dieta to wysokość jednej diety gwarantuje mu rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej i wynosi:

W przypadku jednodniowego wyjazdu:

do 8 godzin, dieta nie przysługuje,

od 8 do 12 godzin, stawka diety to 50%,

W przypadku dłuższego wyjazdu na każdą dobę przysługuje dieta w pełnej stawce za każdą dobę, jednak w przypadku rozpoczęcia kolejnej liczona jest według zasady:

do 8 godzin jest to 50% wysokości diet,
powyżej 8 godzin dieta w pełnej wysokości.

Ważne jest, że pracownikowi zatrudnionemu w trakcie krajowej podróży służbowej nie przysługuje dieta jeśli pracodawca zapewnił mu pełne, bezpłatne wyżywienie, lub część diety w przypadku zagwarantowania tylko częściowego wyżywienia i dieta jest obniżona wtedy za każdy posiłek, stanowi odpowiednio:

śniadanie -25% diety,
obiad -50% diety,
kolacja -25% diety.

Dieta zagraniczna dla kierowcy

W przypadku podróży służbowych kierowców poza granice kraju, przysługuje im dieta zagraniczna. Wysokość diety zagranicznej również jest ustalana na podstawie przepisów i może różnić się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż. Dieta zagraniczna ma na celu uwzględnienie wyższych kosztów utrzymania oraz różnic w cenach żywności i usług w porównaniu do kraju stałego zamieszkania.

Podobnie jak dieta krajowa, dieta zagraniczna obejmuje pokrycie kosztów posiłków głównych oraz dodatkowych wydatków, takich jak zakwaterowanie czy drobne wydatki osobiste. Jej wysokość powinna być uzgodniona między pracodawcą a pracownikiem i uwzględniać obowiązujące przepisy prawa.

Zwrot kosztów noclegu dla kierowcy

Kolejnym świadczeniem, na które kierowcy mają prawo w ramach podróży służbowej, jest zwrot kosztów noclegu. Jeżeli podróż służbowa wiąże się z koniecznością noclegu poza miejscem stałego zamieszkania, pracodawca zobowiązany jest zwrócić kierowcy poniesione koszty zakwaterowania. Oczywiście, takie koszty muszą być adekwatne do standardu zakwaterowania i uwzględniać miejsce oraz czas trwania podróży służbowej.

Warto również pamiętać, że rozliczenie podróży służbowych kierowców powinno odbywać się zgodnie z dokumentacją i dowodami wydatków. Pracownik powinien zachować wszystkie faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty, tak aby móc udokumentować swoje roszczenia w sprawie należności wobec pracodawcy. Ważne jest również przestrzeganie terminów składania wniosków o zwrot kosztów, aby uniknąć ewentualnych opóźnień w wypłacie należności.