Jak będzie można udokumentować własną działalność za granicą albo zlecenie studenta?

Zasadą będzie, że gdy wejdą w życie zmiany wprowadzane ustawą z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, to okresy prowadzenia własnej działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych wliczane do pracowniczego stażu pracy nowy pracownik będzie potwierdzał (dokumentował) odpowiednim zaświadczeniem z ZUS-u.

Jednakże zwracamy uwagę, że Kodeks pracy po zmianach nie będzie wskazywał jakimi dokumentami będzie się potwierdzać się:

• okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia (lub umowy, do której stosuje się przepisy o zleceniu), w czasie których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów,
• okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą,

Jak zatem trzeba będzie dokumentować te w/w okresy?

Trochę na ten temat wiemy jednak z wyjaśnień MRPiPS, jakie były przedstawiane w procesie legislacyjnym i dzielimy się nimi z Państwem.

Uczniowie i studenci:

Uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci do ukończenia 26 lat, którzywykonywali pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia – będą musieli we własnym zakresie to wykazać.

Jak wyjaśniło MRPiPS, na pracowniku będzie spoczywać ciężar udowodnienia okresu zatrudnienia niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS – na zasadach ogólnych reguł dowodowych. Zaliczenia okresów do okresów zatrudnienia będzie dokonywał pracodawca na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów.

Naszym zdaniem sama umowa zlecenia nie będzie pewnym dowodem, podobnie jak zaświadczenie od zleceniodawcy (jakkolwiek dany pracodawca może te dokumenty uznać za wystarczające).  Większy ciężar dowodowy będą stanowiły np. potwierdzenia przelewu z banku lub np. kopie wystawianych rachunków (wraz z emailami potwierdzającymi ich wysłanie).

Praca za granicą:

Pracownicy, którzy za granicą pracowali na podstawie umów zlecenia lub umów o świadczenie usług, w tym w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – będą mogły dokonywać potwierdzenia każdym dokumentem, który w wiarygodny sposób wykaże wykonywanie pracy zarobkowej za granicą np. potwierdzeniem uzyskanym z zagranicznego odpowiednika CEIDG, wpisem do zagranicznego stowarzyszenia osób prowadzących określoną działalność, dokumentami z banku, kopiami rozliczeń podatkowych.

MRPiPS poinformowało, że nowe przepisy nie ograniczają zakresu dokumentów, którymi mogą zostać potwierdzone okresy innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Zatem może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. Mogą to być przykładowo dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagraniczny podmiot.

MRPiPS wyjaśniło także, że w przypadku wątpliwości pracodawcy, to pracownik musi udowodnić przepracowany okres, na przykład przez przedstawienie dokumentów przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego czy poświadczonych.

Brak danych w ZUS-e:

Natomiast gdyby miały miejsce okresy pracy na podstawie umów zlecenia, czy na podstawie własnej działalności, zaliczane po zmianach do stażu pracy, co do których jednak nie będzie możliwe wydanie zaświadczenia przez ZUS – to zdaniem MRPiPS pracownik będzie mógł je potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu swoich dokumentów. Konieczne będzie odnalezienie dokumentacji. Można będzie poprosić byłego zleceniodawcę o kopię starych dokumentów.

Umowa cywilnoprawna z obecnym pracodawcą:

Co istotne – należy także przyjąć, że w przypadku pracy np. na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie (lub instytucji czy w urzędzie) – nie będzie konieczne dodatkowe zaświadczenie z ZUS.

Śledzimy zmiany i zbieramy stanowiska, żebyście Państwo nie musieli sami tego robić i mogli spokojnie wykonywać swoją codzienną pracę – wiedząc, że od naszych najlepszych ekspertów otrzymacie rzetelną, sprawdzoną i gotową do zastosowania wiedzę.

Wszystkiego, co trzeba wiedzieć na temat nowych zasad ustalania pracowniczego stażu pracy dowiecie się Państwo w trakcie wyjątkowego szkolenia w całości poświęconego temu zagadnieniu.

Serdecznie zapraszamy Państwa już 5 grudnia br. na kompleksowe szkolenie: „Staż pracy – uprawnienia i jego dokumentowanie po zmianach w Kodeksie Pracy”.

Poprowadzi je p. Michała Culepa, doświadczony ekspert specjalizujący się w tej tematyce.

Szczegółowy program oraz formularz zgłoszeniowy znajdziecie Państwo w poniższym linku:

Przypominamy, że Most Wanted! zapewnia Państwu spokój w obliczu nadchodzących wyzwań.

Most Wanted Sp. z o. o. © 2025 Wszystkie prawa zastrzeżone. Designed by DESIGO.