Jak prawidłowo rozliczać czas pracy w sytuacjach, które wykraczają poza zwykłą pracę „od – do”?

Szkolenie pracownika po godzinach, kilkugodzinny przejazd w delegacji, powrót z podróży służbowej późnym wieczorem, wyjazd samochodem służbowym, udział w konferencji czy dyżur pełniony w domu – każda z tych sytuacji może rodzić pytania dotyczące prawidłowego rozliczenia czasu pracy.

Czy cały ten czas należy zaliczyć do czasu pracy? Kiedy powstają nadgodziny? Czy za przejazd w dniu wolnym należy oddać pracownikowi dzień wolny? Jak potraktować pracownika, który podczas delegacji prowadzi samochód, a jak pasażera? Co zrobić, jeśli późny powrót z podróży służbowej narusza odpoczynek dobowy? I wreszcie – kiedy dyżur pozostaje tylko dyżurem, a kiedy staje się czasem pracy?

To właśnie takim praktycznym problemom poświęcone jest szkolenie „Czas pracy pracowników – szkolenia, podróże służbowe oraz dyżur”, prowadzone przez Monikę Frączek, specjalistkę prawa pracy.

Szkolenie pozwala uporządkować zasady rozliczania czasu pracy w trzech obszarach, które w praktyce mogą powodować szczególnie dużo wątpliwości: szkoleniach pracowników, podróżach służbowych oraz dyżurach.

Szkolenia pracowników – kiedy są czasem pracy?

Nie każde szkolenie pracownika jest traktowane w taki sam sposób.

Jedną z kluczowych kwestii omawianych podczas szkolenia jest rozróżnienie pomiędzy szkoleniami obowiązkowymi i nieobowiązkowymi oraz konsekwencjami tego podziału dla czasu pracy.

Uczestnicy dowiedzą się, co decyduje o obowiązkowym charakterze szkolenia i jakie znaczenie ma w tym zakresie polecenie wydane przez pracodawcę lub przełożonego. Omówione zostaną również sytuacje, w których szkolenie związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nie jest zaliczane do czasu pracy, oraz przypadki, w których szkolenie standardowo nieobowiązkowe może stać się obowiązkowe.

W szkoleniu poruszona zostanie również kwestia dokumentowania polecenia uczestnictwa w szkoleniu oraz znaczenia, jakie może mieć takie udokumentowanie dla późniejszego rozliczenia czasu pracy.

Omówione zostaną m.in. przykłady szkoleń obowiązkowych, w tym szkoleń BHP, szkoleń wynikających z przepisów szczególnych, a także szkoleń dotyczących takich zagadnień jak ochrona danych osobowych czy przeciwdziałanie nierównemu traktowaniu, dyskryminacji i mobbingowi.

Dowiesz się również, kiedy szkolenie odbywające się poza normalnymi godzinami pracy powinno zostać potraktowane jako czas pracy, a w konsekwencji – kiedy może prowadzić do powstania pracy w godzinach nadliczbowych albo pracy przypadającej w dniu wolnym.

Jak prawidłowo ewidencjonować czas szkolenia?

Samo ustalenie, czy szkolenie jest czasem pracy, to nie wszystko. Kolejnym zagadnieniem jest jego prawidłowe wykazanie w dokumentacji dotyczącej czasu pracy.

Podczas szkolenia omówione zostaną zasady ewidencjonowania zarówno szkoleń obowiązkowych, jak i nieobowiązkowych oraz zwolnień związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

Dowiesz się, w jaki sposób podejść do sytuacji, w której obowiązkowe szkolenie odbywa się przed rozpoczęciem dniówki pracownika, po jej zakończeniu, w sobotę lub w niedzielę, a także jakie konsekwencje może to powodować dla rozliczenia czasu pracy.

Podróż służbowa a czas pracy – co naprawdę należy rozliczyć?

Drugim dużym obszarem szkolenia są podróże służbowe.

To temat, który w praktyce może prowadzić do wielu pytań. Pracownik może przecież wykonywać zadania służbowe przez część delegacji, przez pozostały czas podróżować, oczekiwać na transport lub przebywać w hotelu. Podróż może rozpocząć się przed jego standardowymi godzinami pracy albo zakończyć długo po nich.

Które z tych okresów są czasem pracy?

Podczas szkolenia szczegółowo omówione zostaną zasady pozwalające prawidłowo rozliczać czas pracownika przebywającego w podróży służbowej.

Uczestnicy dowiedzą się m.in., jakie znaczenie ma obowiązujący pracownika rozkład czasu pracy oraz jak traktować czas wykonywania zadania służbowego w trakcie delegacji.

Wyjaśniona zostanie również jedna z najczęściej budzących wątpliwości kwestii, czyli czas samego przemieszczania się.

Dowiesz się, kiedy przejazd do miejsca delegacji lub powrót z niej jest zaliczany do czasu pracy, a kiedy samo przemieszczanie się poza godzinami pracy albo w dniu wolnym nie powoduje takiego skutku.

Omówione zostaną również wyjątki od tej zasady – w szczególności sytuacje, w których czas przemieszczania pokrywa się z dniówką pracownika lub podczas podróży pracownik faktycznie świadczy pracę.

Delegacja po godzinach i w dniu wolnym

Co zrobić, jeżeli pracownik kończy swoje zadania służbowe, ale do domu wraca jeszcze przez kilka godzin? A co, jeżeli podróż odbywa się w dniu, który zgodnie z harmonogramem miał być dla niego wolny?

W szkoleniu omówione zostanie, dlaczego samo przemieszczanie się poza godzinami pracy lub w dniu wolnym nie musi oznaczać powstania czasu pracy, ale jednocześnie może mieć znaczenie z punktu widzenia odpoczynku pracownika.

To istotne rozróżnienie, ponieważ prawidłowe rozliczenie delegacji wymaga uwzględnienia nie tylko godzin pracy, ale również przepisów dotyczących odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Ruchomy i zadaniowy czas pracy a podróż służbowa

Dodatkowe wątpliwości mogą pojawić się wtedy, gdy pracownik nie wykonuje pracy według prostego, stałego harmonogramu.

Dlatego podczas szkolenia omówione zostaną również zasady rozliczania podróży służbowych pracowników objętych ruchomym oraz zadaniowym czasem pracy.

Dowiesz się m.in., jak ustalać czas pracy w przypadku ruchomego czasu pracy oraz jak podejść do kwestii potencjalnych nadgodzin pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy.

Kierowca czy pasażer – dlaczego ma to znaczenie?

Pracownicy bardzo często udają się w podróż służbową samochodem. Sam fakt wykorzystania samochodu nie przesądza jednak jeszcze o tym, w jaki sposób należy potraktować cały czas przejazdu.

Podczas szkolenia zostaną omówione różnice pomiędzy sytuacją pracownika-kierowcy i pracownika-pasażera.

Dowiesz się m.in., jakie znaczenie może mieć polecenie pracodawcy dotyczące prowadzenia samochodu oraz wykonywanie pracy w trakcie przejazdu.

Omówione zostaną również sytuacje, w których pracownicy wspólnie decydują się na przejazd samochodem, ponieważ jest to dla nich wygodniejsze niż skorzystanie z komunikacji publicznej.

Podróż służbowa a odpoczynek pracownika

Prawidłowe rozliczenie podróży służbowej nie kończy się na ustaleniu liczby przepracowanych godzin.

Nawet wtedy, gdy określony czas przejazdu nie jest zaliczany do czasu pracy, podróż może wpływać na możliwość zapewnienia pracownikowi wymaganego odpoczynku dobowego lub tygodniowego.

Podczas szkolenia omówione zostaną zasady postępowania w sytuacji, w której podróż służbowa prowadzi do zakłócenia co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Dowiesz się, jak podejść do udzielania równoważnego odpoczynku oraz jakie konsekwencje dla organizacji pracy może mieć późny powrót pracownika z delegacji.

Poruszona zostanie także kwestia podróży służbowej odbywającej się w porze nocnej oraz warunków, które muszą być spełnione, aby określony okres przemieszczania się mógł być traktowany jako czas umożliwiający pracownikowi odpoczynek.

Wyjazd na szkolenie lub konferencję

Czy wyjazd pracownika na szkolenie należy rozliczać tak samo jak typową delegację? Co z czasem dojazdu i powrotu? A jak potraktować udział w konferencji?

To kolejne praktyczne zagadnienia omawiane w ramach szkolenia.

Uczestnicy poznają zasady odnoszące się do wyjazdów na szkolenia i konferencje oraz ich powiązania z regułami dotyczącymi podróży służbowych.

Dyżur pracownika – kiedy jest czasem pracy?

Trzecia część szkolenia poświęcona została zasadom poprawnego stosowania, rozliczania oraz ewidencjonowania dyżuru pracownika.

Dyżur oznacza pozostawanie przez pracownika poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę. Może być pełniony zarówno w zakładzie pracy, jak i w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Kluczowe znaczenie ma jednak to, czy podczas dyżuru pracownik faktycznie wykonywał pracę.

Podczas szkolenia dowiesz się, kiedy czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy oraz co dzieje się w momencie, gdy pracownik podczas dyżuru zaczyna wykonywać swoje obowiązki.

Ta różnica może mieć istotne konsekwencje, ponieważ wykonywanie pracy w trakcie dyżuru może prowadzić do powstania pracy w godzinach nadliczbowych.

Jak rekompensować dyżur?

W szkoleniu omówiona zostanie również kwestia rekompensowania dyżurów, w tym różnice pomiędzy tzw. dyżurem zakładowym a dyżurem domowym.

Dowiesz się, jakie formy rekompensaty przewidziane są dla dyżuru zakładowego, kto decyduje o sposobie jego rekompensowania oraz jak wygląda sytuacja w przypadku dyżuru pełnionego w domu.

Jakie są ograniczenia w powierzaniu dyżurów?

Możliwość polecenia pracownikowi dyżuru nie oznacza pełnej dowolności po stronie pracodawcy.

Przy organizowaniu dyżurów trzeba uwzględnić m.in. prawo pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Podczas szkolenia omówione zostaną ograniczenia związane z powierzaniem dyżurów oraz wyjątki dotyczące określonych grup pracowników.

Jak prawidłowo ewidencjonować dyżury?

Ostatnim ważnym elementem jest dokumentacja.

Dowiesz się, jakie informacje dotyczące dyżuru należy uwzględniać w dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy, w tym informacje dotyczące liczby godzin dyżuru, godziny jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca pełnienia dyżuru.

Czego dowiesz się podczas szkolenia?

Po ukończeniu szkolenia będziesz wiedzieć m.in.:

• jak odróżniać szkolenia obowiązkowe od nieobowiązkowych,

• kiedy udział w szkoleniu należy wliczyć do czasu pracy,

• kiedy szkolenie może powodować powstanie godzin nadliczbowych,

• jak ewidencjonować czas związany ze szkoleniami pracowników,

• jak rozliczać czas pracy podczas podróży służbowej,

• kiedy czas dojazdu i powrotu z delegacji jest czasem pracy,

• jak traktować podróż odbywającą się po godzinach lub w dniu wolnym,

• jak rozliczać delegacje przy ruchomym i zadaniowym czasie pracy,

• jakie znaczenie dla rozliczenia delegacji ma prowadzenie samochodu,

• jak traktować pracownika będącego pasażerem,

• jak podróż służbowa wpływa na odpoczynek dobowy i tygodniowy,

• jak postępować w przypadku podróży odbywających się w porze nocnej,

• jak rozliczać wyjazdy na szkolenia i konferencje,

• kiedy dyżur jest wliczany do czasu pracy,

• jakie konsekwencje powoduje rozpoczęcie wykonywania pracy podczas dyżuru,

• jak rekompensować dyżury,

• jakie ograniczenia należy uwzględnić przy ich planowaniu,

• jak prawidłowo ewidencjonować czas dyżuru.

Dla kogo jest szkolenie?

Szkolenie kierowane jest przede wszystkim do osób, które na co dzień odpowiadają za organizację, rozliczanie lub ewidencjonowanie czasu pracy pracowników.

Będzie szczególnie przydatne dla:

pracowników działów kadr i HR, specjalistów ds. kadr i płac, osób odpowiedzialnych za ewidencję czasu pracy, pracodawców, przełożonych i menedżerów, a także wszystkich osób, które w swojej pracy spotykają się z problematyką delegacji, szkoleń pracowniczych oraz dyżurów.

To również wartościowe szkolenie dla osób, które znają podstawowe zasady czasu pracy, ale potrzebują uporządkować wiedzę dotyczącą sytuacji mniej oczywistych i występujących w codziennej praktyce.

Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniu?

Rozliczanie czasu pracy staje się szczególnie wymagające wtedy, gdy pracownik nie wykonuje swoich obowiązków wyłącznie w standardowych godzinach i w stałym miejscu pracy.

Wystarczy obowiązkowe szkolenie zorganizowane po godzinach, kilkugodzinny powrót z delegacji, podróż samochodem służbowym albo rozpoczęcie wykonywania pracy podczas dyżuru, aby pojawiły się dodatkowe pytania.

A odpowiedź nie zawsze jest intuicyjna.

Nie każdy czas spędzony w podróży jest czasem pracy. Jednocześnie czas, który nie jest czasem pracy, może mieć znaczenie dla prawa pracownika do odpoczynku. Nie każde szkolenie poza godzinami pracy należy traktować tak samo. Z kolei dyżur, który początkowo nie jest wliczany do czasu pracy, może się w niego przekształcić, gdy pracownik zacznie wykonywać swoje obowiązki.

Dlatego tak ważne jest rozumienie zasad, które pozwalają prawidłowo zakwalifikować konkretną sytuację, rozliczyć ją i odpowiednio zaewidencjonować.

Szkolenie prowadzone przez Monikę Frączek, specjalistkę prawa pracy, pozwoli Ci uporządkować te zagadnienia i spojrzeć na nie od strony praktycznych sytuacji występujących w relacji pracodawca–pracownik.

Jeżeli odpowiadasz za czas pracy pracowników i chcesz pewniej podejmować decyzje dotyczące szkoleń, delegacji oraz dyżurów, to szkolenie jest właśnie dla Ciebie.