Ochrona Danych Osobowych a ZFŚS

Niedawno (28.01.) obchodziliśmy Dzień Ochrony Danych Osobowych, z tej okazji przypominamy stanowiska UODO dotyczące przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyznawania świadczeń z ZFŚS.

Czy pracodawca, który przyjmuje wniosek o świadczenie z ZFŚS, w którym pracownik oświadcza o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej podając dane członków rodziny musi pozyskać zgody tych członków rodziny na przetwarzanie ich danych osobowych?

Nie. Pracodawca przetwarza te dane realizując obowiązek prawny jaki na nim spoczywa, a więc nie musi pozyskiwać zgody. UODO wyjaśnił, że art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. A zatem podstawą prawną uprawniającą pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz ustalenia ich wysokości są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO w połączeniu z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. UODO podkreślił również, że pracodawca może przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne w celu oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (Źródło).

Pracownik korzysta z ZFŚS, a ja jako pracodawca przetwarzam także dane członków jego rodziny. Czy muszę przekazać im informację o zasadach przetwarzania danych?

Nie. UODO stoi na stanowisku, że pracodawca jest z tego obowiązku zwolniony na podstawie art. 14 ust. 5lit. c. RODO. Zdaniem UODO, artykuł 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. (…) Zasady rzetelnego i przejrzystego przetwarzania wymagają, by osoba, której dane dotyczą, była informowana o prowadzeniu operacji przetwarzania i o jej celach. Standardem jest więc, że administrator danych powinien podać osobie, której dane dotyczą, wszelkie inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania, uwzględniając konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 60 RODO). Dlatego art. 13 i 14 RODO nakładają na administratorów obowiązek informowania osób, których dane przetwarzają, o fakcie i okolicznościach przetwarzania danych. Jednocześnie jednak w ww. artykułach przewidziane zostały wyjątki od tego obowiązku. Zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS. Wobec tego w takim przypadku można zasadnie rozważać skorzystanie ze wskazanego w art. 14 ust. 5 lit. c RODO zwolnienia (Źródło).

Warto zwrócić uwagę, że takie środki chroniące interesy osób, których dane są przetwarzane na potrzeby ZFŚS to przepisy zgodnie z którymi:

do przetwarzania danych szczególnych (np. o stanie zdrowia czy niepełnosprawności członków rodziny) mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy,
pracodawca przetwarza dane osobowe pozyskane na podstawie art. 8 omawianej ustawy przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń,
pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu ZFŚS.

Skoro jesteście Państwo zainteresowani tematyką ZFŚS chcemy serdecznie Państwa zaprosić na szkolenie pt. „Zakładowy Fundusz Socjalny od A do Z”, zaplanowane na 17 lutego, w ramach którego uwzględnione będą rozwiązania wynikające z Polskiego Ładu (Źródło).