Krajowy System e Faktur od 1 lutego 2026 roku

1. Akty prawne uchwalone i procedowane w zakresie obowiązkowego KSeF (nowy projekt z 11 kwietnia 2025 r.).

2. Nowa schema faktury FA (3) i załącznik do faktury FA_RR (1).

3. Przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF na:
• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

4. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF w tym samym terminie dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT oraz dostosowanie terminów w zakresie odroczenia niektórych innych rozwiązań, jak:
a) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
b) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. w odniesieniu do możliwości wystawiania faktur przez kasy rejestrujące,
c) dodatkowe odroczenie do końca 2026 r. w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

5. KSeF dobrowolny od 1 stycznia 2022 r. Czy warto skorzystać jeszcze przed obowiązkiem stosowania KSeF?

6. Wdrożenie na stałe tzw. „trybu offline24” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników.

7. Uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF oraz uregulowania w zakresie tzw. „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę e-faktury.

8. KSeF a faktury wystawiane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) i sektor publiczny:
a) dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3,
b) kod ID WEW – jak wykorzystać w sektorze publicznym?
c) administrator jednostki zależnej – co to za funkcja i kiedy zastosować?

9. Zrównoważenie obowiązków w KSeF po stronie wystawcy i nabywcy poprzez m.in. wprowadzenie zmian w zakresie podatków dochodowych, które dostosują wymogi faktury jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodu do warunków KSeF.

10. Wprowadzenie załącznika FA_RR (1) do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług.

11. Uprawnienia w KSeF:
a) narzędzia autoryzacyjne (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, likwidacja tokenów),
b) powołanie i odwołanie Master KSeF w ZAW-FA (treść zawiadomienia ZAW-FA, sposób wysłania i autoryzacji ZAW-FA),
c) nadawanie i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSeF (delegowanie uprawnień),
d) tworzenie jednostek zależnych w KSeF i administratorów tych jednostek.

12. Zapewnienie – przed datą rozpoczęcia obowiązkowego e-fakturowania w KSeF – możliwości wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur stosowanych przy wystawianiu faktur w trybie offline lub w okresie awarii (niezbędne do generowania kodów QR).

13. Zapewnienie w okresie przejściowym podatnikom „wykluczonym cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, możliwości wystawiania faktur w formie dotychczasowej (faktury do 450 zł poza KSeF).

14. Jakie działania można podjąć już dziś aby bezpiecznie wdrożyć KSeF?
a) audyt i procesy wewnątrz organizacji a KSeF,
b) przegląd i mapowanie procesów podatkowych, które zostaną zainfekowane przez KSeF,
c) zarządzanie KSeF w jednostce,
d) upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSeF,
e) testy, doskonalenie, korzyści z zastosowania KSeF dla przedsiębiorstwa.

15. Jakie dokumenty będą generowane w KSeF?
a) faktury VAT a KSeF:
• standardowa faktura,
• faktura uproszczona,
• faktura z węższym zakresem danych (np. bilety spełniające funkcję faktury),
• faktury z kas fiskalnych,
• faktura do paragonu,
• faktura zaliczkowa,
• refaktura,
• faktura VAT RR,
• faktury wystawiane przez podatników zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb podatku VAT,
• faktury dla kontrahentów zagranicznych – czy trzeba będzie wystawiać w KSeF?
• faktury od kontrahentów zagranicznych,
• faktury wystawiane dla konsumentów,
• samofakturowanie.
b) dokumenty wewnętrzne (WEW w JPK-VAT) ,
c) noty księgowe (obciążeniowe),
d) czy w KSeF można wystawiać dokumenty inne niż faktury?
e) załączniki do faktur w KSeF,
f) duplikatu faktury (likwidacja duplikatów oraz przypadki, w których zostaną duplikaty).

16. Treść i forma faktury w KSeF, czyli jak wygląda faktura ustrukturyzowana FA (3)?
a) czy w związku z odroczeniem terminu wdrożenia KSeF Ministerstwo Finansów planuje zmiany w treści i formie faktury ustrukturyzowanej (generowanej w KSeF)?
b) założenia do wzoru schemy xml w zakresie faktury FA (3) i jej poszczególnych pól (pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne),
c) założenia do wzoru węzła załącznik do faktury FA_RR (1) i jego poszczególnych pól (pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne),
d) część techniczna faktury ustrukturyzowanej,
e) numer KSeF i jego budowa, znaczenie,
f) konwertowanie formatu faktury ustrukturyzowanej (xml, pdf, html),
g) jak wygląda weryfikacją faktury pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym w KSeF?

17. Wystawianie faktur w KSeF a obowiązek podatkowy:
a) proces wystawiania faktur w KSeF,
b) przygotowanie danych faktury,
c) data wystawienia faktury w KSeF,
d) termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT – czy KSeF coś zmienia?
e) przesłanie faktury do KSeF,
f) autoryzacja wysyłki do KSeF (ePUAP, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przedsiębiorstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny, likwidacja tokenów),
g) weryfikacja prawidłowości faktury przez KSeF (walidacja),
h) informacja zwrotna (UPO lub odrzucenie faktury),
i) powiązanie obowiązku podatkowego z datami na fakturze,
j) kursy walut stosowane w fakturach i zmiany wynikające z pakietu KSEF oraz dla trybu offlnie,

18. Odliczanie VAT – zmiany wynikające z pakietu KSeF:
a) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF (data otrzymania faktury w KSeF),
b) otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline,
c) sposób przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF,
d) kod QR na fakturze ustrukturyzowanej,
e) dostęp do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych w KSeF,
f) jak liczyć termin płatności dla faktury otrzymanych w KSeF?

19. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSeF:
a) anulowanie faktury a KSeF,
b) faktury korygujące w KSeF,
c) korygowanie faktur ustrukturyzowanych w okresie dobrowolnym i obowiązkowym KSeF,
d) korygowanie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w KSeF,
e) korygowanie faktur wystawionych poza KSeF,
f) korekty faktur poza KSeF – w jakich sytuacjach to będzie możliwe?
g) czy można do faktury ustrukturyzowanej wystawić fakturę korygującą w tradycyjnej formie?
h) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego – jaki moment korekty podatku?
i) KSeF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego – jaki moment korekty podatku?
j) nota korygująca a KSeF – likwidacja przepisów o notach korygujących.

20. Tryby awaryjne w KSeF (faktura „offline” i „offline 24”):
a) niedostępność systemu KSeF,
b) awaria KSeF z winy fiskusa,
c) awaria KSeF z winy podatnika,
d) data wystawienia i otrzymania faktury offline.

21. Przywileje i sankcje wynikające z KSeF:
a) 40-dniowy zwrot podatku VAT,
b) brak obowiązku przekazania organom podatkowy faktur sprzedażowych w strukturze JPK_FA (brak wypływu na JPK_WB, JPK_MAG),
c) brak konieczności przechowywania faktur przez podatnika przez 10 lat,
d) ułatwienia w zakresie korekt in minus dla sprzedawcy i nabywcy,
e) ułatwienia w zakresie doręczania faktur,
f) sankcje za brak wystawienia oraz za brak przesłania faktury do KSeF.

22. KSeF a dokumentowanie w JPK_VAT:
a) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze przelewy „split payment”,
b) numer systemowy nadany przez KSeF a zbiorcze przelewy „split payment”,
c) numer systemowy nadany przez KSeF a pojedyncze lub zbiorcze przelewy „zwykłe” między podatnikami VAT czynnymi,
d) dane raportowane w JPK a KSeF,
e) spójność JPK_VAT z KSeF,
f) numer systemowy nadany fakturze w KSeF a ujęcie faktury JPK_VAT,
g) struktura numeru KSeF – dane zawarte w numerze KSeF,
h) czy na fakturze ustrukturyzowanej (wystawionej w KSeF) przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej należy umieścić nr systemowy nadany przez KSeF?