Urlop zaległy – czy można wysłać pracownika?

W ocenie inspektorów PIP nie ma wątpliwości, że „przejście” urlopu wypoczynkowego na rok następny jest wyjątkiem od reguły i powinno nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy. Przykładem jest przesunięcie urlopu na wniosek pracownika, czy w razie braku możliwości rozpoczęcia urlopu z powodu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.

Inspektorzy PIP zauważają jednak, że w praktyce niewykorzystanie urlopu zdarza się jednak wyjątkowo często, a w wielu przypadkach pracownicy co roku gromadzą urlop zaległy.

Dlatego przypominamy: Urlopu wypoczynkowego ustalonego w planie urlopów lub zgodnie z wnioskami pracownika należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Czy można udzielić urlopu zaległego „na siłę”?

W Kodeksie pracy nie wskazało wskazane wprost, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu w terminie do 30 września. PIP zwraca więc uwagę, że w związku z brakiem jasnej regulacji prawnej wyrażane są wątpliwości dotyczące uprawnień pracodawcy związanych z wysyłaniem na zaległy urlop.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że Sąd Najwyższy skłania się ku przyznaniu pracodawcy prawa do przymusowego wysłania pracownika na zaległy urlop, ponieważ:

Nie ma podstaw, żeby z treści art. 168 KP domniemywać wymaganie zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu.
KP nie przewiduje żadnych warunków ani żadnych wyjątków od obowiązku udzielenia urlopu zaległego do 30 września

W wyroku z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) SN podkreślił, iż pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu zaległego, lecz musi go udzielić w terminie określonym w art. 168 KP. W ocenie SN pracodawca ma więc nie tylko prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego, ale może też jednostronnie wyznaczyć konkretny termin jego wykorzystania.

Ponieważ pracodawca, który nie udzieli urlopu zaległego popełni wykroczenie przeciwko prawom pracownika – przyjęcie przeciwnego stanowiska doprowadziłoby do sytuacji, w której pracodawca ponosiłby odpowiedzialność za celowe gromadzenie urlopu przez pracownika.

Przypominamy również: Jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następne go roku, może to zostać uznane za wykroczenie przeciw ko prawom pracownika, za które obecnie grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł.

Natomiast Departament Prawny GIP inaczej zinterpretował art. 168 KP (w piśmie GNP-110-4560-46 /07/PE). Pracodawca może jedynie zobowiązać pracowników do wskazania terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy do 30 września następnego roku kalendarzowego, a w przypadku ich niewykorzystania nałożyć na pracowników kary porządkowe.

Zasadne jest też, aby pracodawca określił konkretną procedurę wykorzystywania i kierowania pracowników na urlopy zaległe w regulaminie pracy.

Zatem podsumowując – zdaniem Most Wanted!:

Najlepiej jest pod koniec danego roku kalendarzowego ustalić wraz z pracownikiem „mini plan” wykorzystania urlopu zaległego,
Jeżeli pracownik będzie uchylał się od wykorzystania urlopu zaległego w ustalonym terminie – wydać mu polecenie wykorzystania urlopu zgodnie z planem,
Gdy pracownik nadal będzie unikał wykorzystania urlopu wypoczynkowego – wyciągnąć konsekwencje za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Czy można udzielić najpierw urlopu bieżącego, a następnie zaległego?

Przyjmuje się, żeby pracownikowi w pierwszej kolejności powinien być udzielany urlop zaległy, a dopiero po jego wykorzystaniu – urlop bieżący.

Co to znaczy, że zasada udzielania urlopu zaległego do najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego – nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² KP (czyli urlopu na żądanie)?

Zgodnie z powszechną interpretacją – urlop zaległy po upływie roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, ulega przekształceniu w „zwykły” urlop wypoczynkowy, a zatem nie jest możliwe przejście urlopu na żądanie w całości lub części na następny rok.

Zapobiega to sytuacji, w której pracownik, gromadząc np. 8 dni urlopu na żądanie (4 dni bieżące i 4 dni niewykorzystane z roku poprzedniego) – mógłby spowodować swoją długą, nieprzewidzianą nieobecnością poważne za kłócenia toku pracy.

Aktualność została opracowana na podstawie artykułu: „Najwyższy czas na wolne” Michał Sowa, młodszy specjalista, OIP Opole (IP 9/2026).