Od 8 lipca wyższe grzywny, mandaty i kontrole PIP po nowemu

Wyższe kary i większa odpowiedzialność:

Za wykroczenia wskazane w art. 281 – 283 KP grzywny wzrastają i wynoszą: od 2000 zł do 60 000 zł.

Za niepotwierdzenie na piśmie zawartej umowy o pracę przed dopuszczeniem do pracy pracownika, którzy jest dłużnikiem alimentacyjnym i za wypłacanie mu wyższego wynagrodzenia niż wynika z umowy o pracę, bez dokonania potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – grzywna wzrasta i wynosi od 3000 zł do 90 000 zł.

Mandat od inspektora PIP można dostać w kwocie do 5000 zł, a za tzw. recydywę (czyli gdy ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w KP popełni w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie) do 10.000 zł.

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione do wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych (a nie jak do tej pory winnych).

Nowe wykroczenie (kara standardowa od 2000 zł do 60 000 zł):

Będzie nimniekorzystne potraktowania pracownika (osoby dotychczas pracują na podstawie umowy cywilnoprawnej), a zwłaszcza wypowiedzenie mu stosunku pracy lub rozwiązanie tego stosunku bez wypowiedzenia przez pracodawcę – z tego powodu, że okręgowy inspektor pracy wydał decyzję, że dany podmiot jest związany z tą osobą stosunkiem pracy.

Więcej podmiotów podlegających kontroli:

PIP będzie mógł kontrolować także podmioty, który nie mają statusu pracodawcy, bo współpracują tylko z kontrahentami (zleceniobiorcami lub osobami prowadzącymi własną pozarolniczą działalność) – po to, aby sprawdzić czy zawieranie umów cywilnoprawnych jest poprawne i czy nie zastępują one nielegalnie umów o pracę.

Nowy tryb kontroli ustalania poprawnej podstawy prawnej świadczenia pracy (po kolei):

Rozpoczęcie kontroli i podjęcie czynności kontrolnych,
Poinformować stron umów cywilnoprawnych o wnioskach jakie wyciągnął z analizy tych umów, z obserwacji sposobu wykonywania pracy, z rozmów z osobami polecającymi i wykonującymi pracę,
Wysłuchanie stron umowy cywilnoprawnej,
Wydać polecenia usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo wydanie polecenie usunięcia naruszeń dotyczących niezawarcia umowy o pracę(gdy dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 KP).
Wykonie polecenia – kontrola się zakończy.

Czy kontrolowany dostanie mandat jeżeli wydane zostało polecenie zawarcia umowy o pracę i on je wykona? Przewidziane jest takie rozwiązanie prawne, że jeżeli podmiot podlegający kontroli PIP (tj. przedsiębiorca, spółka, instytucja), który przed 8 lipca 2026 r. zawarł z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną – mimo że stosunek ten spełnia wszystkie cechy stosunku pracy jakie wymienia KP i w terminie do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, to uniknie grzywny (mandatu).

Okaże się w praktyce czy zasada ta będzie mieć zastosowanie także po wydaniu polecenia przez kontrolującego inspektora pracy. Jest bowiem dyskusyjne, czy wykonanie polecenia PIP to działanie dobrowolne. Wydaje się, że można uznać, że tak (ostatecznie jest bowiem wybór, można polecenia nie wykonać – na taką okoliczność PIP ma przewidziane kroki prawne).

Marcin Stanecki, były Główny Inspektor Pracy potwierdził, że w takiej sytuacji mandatu nie będzie. Nawet gdy inspektor pracy podejmie już czynności kontrolne, na abolicję nie będzie za późno. Z tej możliwości mogą skorzystać podmioty, które przeanalizują i przekwalifikują kontrakty w umowy o pracę dobrowolnie, także po wydaniu w tej sprawie polecenia przez inspektora pracy podczas kontroli (rozmowa opublikowana w miesięczniku Inspektor Pracy Nr 7-8 (520-21) 2026).

Decyzja ustalająca istnienie stosunku pracy:

Jeśli jednak kontrolowany polecenia nie wykona – to wówczas inspektor pracy prowadzący kontrolę wystąpi do okręgowego inspektora pracy, żeby:

wydał decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub
wniósł do sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy.

Co zrobi okręgowy inspektor pracy?

Oceni całokształt zebranego materiału pokontrolnego. Być może na tym etapie będzie jeszcze raz rozmawiał ze stronami umowy cywilnoprawnej, w celu potwierdzenia na jakiej postawie prawnej chcą dalej współpracować. W postępowaniu administracyjnym dotyczącym tej decyzji – okręgowy inspektor pracy ma bowiem uwzględniać wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Co z karą finansową dla kontrolowanego jeżeli zostanie wydana decyzja?

Jeżeli wydana zostanie decyzja przekształcająca umowę cywilnoprawną w umowę o pracę – to M. Stanecki stwierdził, że grzywna będzie wymierzana niejako z automatu, w wysokości zależnej od okoliczności sprawy.

Decyzja będzie wywoływała skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze, od daty jej wydania.

Decyzja stanie się wykonalna:

z dniem następującym po tym, w którym upłynie termin do wniesienia odwołania (jeśli żadna ze stron go nie wniesie), albo
z dniem prawomocnego orzeczenia sądu, albo
z dniem nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności.

Rygor natychmiastowej wykonalności będzie mógł być nadany w przypadku osób podlegających szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. Na postanowienie nadające takiej decyzji rygor natychmiastowej wykonalności kontrolowanemu będzie przysługiwać zażalenie.

Strony będą mogły odwołać się do sądu od decyzji okręgowego inspektora pracy, składając odwołanie za jego pośrednictwem w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji.

Gdy decyzja zostanie utrzymana w mocy lub gdy nie będzie odwołania:

Skontrolowany podmiot będzie miał obowiązek ją zrealizować i powiadomić o tym okręgowego inspektora pracy, który decyzję wydał. M. Stanecki potwierdził, że po wydaniu decyzji planowane będą też rekontrole, aby upewnić się, że zostały one wykonane i w jakim zakresie.

Pozostałe nowości sposobie kontrolowania pracodawców:

Nowe przepisy przewidują kontrole zdalne oraz elektroniczne dokumentowanie czynności kontrolnych w uzasadnionych przypadkach np. Inspektor pracy będzie mógł m.in. żądać przeprowadzenia transmisji online, aby skontrolować dokumenty, wysłuchać strony czy przesłuchać podmiot kontrolowany i będzie okazywał legitymację służbową i przekazywał upoważnienie do kontroli za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Inspektor PIP będzie też mógł żądać przedłożenia w postaci elektronicznej np. akt osobowych wybranych pracowników, innych dokumentów związanych z zatrudnieniem oraz potrzebnych do kontroli zestawień i obliczeń.

Jak to kontrole będą wyglądały w praktyce? Nie dziwimy się, że chcecie Państwo wiedzieć.

Dlatego serdecznie zapraszamy już 17 lipca br. na szkolenie, którego nie wolno Państwu przegapić mimo wakacyjnego sezonu.

Szkolenie: „Uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oraz kluczowe zmiany w przepisach od lipca 2026 r.” – prowadzone przez uznanego eksperta p. Grzegorza Miśtala to w praktyce:

Lista kontrolna tego, co musicie Państwo zrobić w swojej firmie, żeby spać spokojnie i nie obawiać się tego, że inspektor pracy zapuka do bramy drzwi,
Plan działania co należy sprawdzić, jakie postanowienia w umowach poprawić, jakie zasady postępowania skorygować – żeby kontrola nie skończyła się wysokimi karami i zakwestionowaniem podstawy prawnej wykonywania pracy,
Zestaw zagadnień, jakie trzeba ustalić z kierownictwem (zarządem) – np. czy będziecie występować o interpretację indywidualną do GIP.

Żeby się zapisać – wystarczy kliknąć w poniższy link: